Корпоративный тайм-менеджмент. Энциклопедия решений - Глеб Архангельский

• навыки печатания вслепую десятипальцевым методом;

• навыки эффективной работы с популярными офисными компьютерными программами;

• навыки скорочтения.

Собственно тайм-менеджерские навыки, подлежащие диагностике и аттестации, будут описаны далее. Здесь остановимся на «пограничных» навыках, уже не относящихся напрямую к персональному тайм-менеджменту, но позволяющих существенно повысить эффективность работника и сэкономить для компании сотни и тысячи часов времени.

Безусловно, стоит рекомендовать как обязательный для всех сотрудников, чья работа проходит в основном за компьютером, навык печатания вслепую десятипальцевым методом. Существует множество компьютерных тренажеров, позволяющих освоить этот навык в течение двух-трех недель. Некоторые заказчики, планируя корпоративное ТМ-обучение, просят включить печатание десятью пальцами в программу самоподготовки участников тренинга, а соответствующий экзамен – в программу посттренинга. Эту практику можно только приветствовать.

Благодаря печатанию десятипальцевым методом у любого специалиста или менеджера, активно работающего на компьютере, высвобождается от одного до двух-трех часов дополнительного времени в день. Не говоря уже о повышении эффективности коммуникаций за счет того, что создание письменного текста (имейла, служебной записки) становится таким же простым и быстрым делом, как звонок по телефону.

Навыки работы с популярными офисными программами также нужны всем активно работающим на компьютере. Привычные Word, Excel, PowerPoint большинство людей используют, как и свой мозг, всего на 5 %. Как правило, невостребованными остаются даже простейшие возможности, позволяющие тем не менее сэкономить много рабочих часов, – например, автоматическое изменение стиля всех заголовков в документе или распечатывание сотни одинаковых писем с автоматической подстановкой имени-отчества адресата. Анекдотическая история о бухгалтере, складывающем цифры из двух колонок Excel на калькуляторе и вписывающем в третью колонку, к сожалению, очень близка к реальности.

Наконец, третий навык, позволяющий повысить персональную эффективность, – скорочтение. Его можно рекомендовать определенным категориям сотрудников, чьи функции связаны с обработкой больших массивов информации. Вводить его как обязательный для всех менеджеров и специалистов, как правило, нецелесообразно.

КОРПОРАТИВНЫЙ ОПЫТ

Руководитель проектного подразделения компании – одного из ведущих российских системных интеграторов – прислал автору на отзыв «Методологию осуществления консультационных проектов», разработанную им для своей фирмы. По итогам прочтения автор написал консультанту следующее: «Есть ряд замечаний, которые я изложу дальше. Но первое, что бросилось в глаза, – одна деталь, из-за которой я как заказчик не купил бы ваши услуги. Файл сделан патологически неграмотно с точки зрения владения Word – не применяются даже стили заголовков. Если тебе скажут, что заказчик не любит шрифт Arial, а любит Times New Roman, тебе придется потратить час на то, чтобы вручную переделать все заголовки. Я делаю естественный вывод: если эти люди не умеют эффективно пользоваться даже Word, то страшно подумать, что они наделают в моей компании при внедрении большой IT-системы…»

ТМ-профиль команды менеджеров

Кратко разобрав навыки, близкие к персональному тайм-менеджменту, остановимся теперь подробно на диагностике собственно тайм-менеджерских навыков.

На одном из корпоративных ТМ-тренингов был задан вопрос: «Мы, производственники, привыкли к точным цифрам. Скажите, можно ли объективно измерить "качество" тайм-менеджмента в компании?» Так родилась идея ТМ-профиля: простой диаграммы, которая отражала бы ситуацию в компании или подразделении по всем аспектам тайм-менеджмента (см. пример ТМ-профиля во врезке «Корпоративный опыт»).

Профиль строится на основе данных анкетирования команды менеджеров по трем основным направлениям внедрения тайм-менеджмента в компании:

– личный тайм-менеджмент – степень владения навыками тайм-менеджмента в среднем по данной группе менеджеров;

– командный тайм-менеджмент – качество «ТМ-взаимодействия» по горизонтали внутри команды;

– корпоративный тайм-менеджмент – качество «ТМ-взаимодействия» менеджера с подчиненными.

Даже поверхностный взгляд на построенный ТМ-профиль позволяет выявить слабые места, приоритетные направления развития, актуальные проблемы, которые нужно решить в ходе обучения тайм-менеджменту. Проведение повторного анкетирования после обучения позволяет оценить, насколько эффективно оно прошло. О некоторых формах более детального анализа данных анкетирования будет сказано далее.

КОРПОРАТИВНЫЙ ОПЫТ

В ходе диагностики, проведенной в группе топ-менеджеров ОАО «Банк24.ру», был построен нижеследующий ТМ-профиль, ставший основой для определения перспективных направлений ТМ-развития. Эти направления видны «невооруженным глазом»: применение хронометража и количественных показателей (критерий «Измеримость»); снижение расходов времени на «текучку» и повышение – на долгосрочные проекты (критерий «Инвестиционность»); внедрение тайм-менеджмента в работу подчиненных (критерий «Внимание к эффективности», направление «Корпоративный ТМ»). (Подробно о ТМ-проекте в «Банк24.ру» см. в разделе «Корпоративное внедрение» этой главы.)

«ТМ-заповеди»

ТМ-профиль строится на основании оценок, выставляемых по десяти основным критериям, которые охватывают все ключевые аспекты тайм-менеджмента. Число «десять» выбрано исходя из того, что каждому критерию соответствует «заповедь тайм-менеджмента». Как выразился один руководитель корпоративного ТМ-проекта, «что-то должно остаться после того, как все забудется». Таким «сухим остатком» и являются «Десять заповедей тайм-менеджмента».

Полный список ТМ-критериев и соответствующих ТМ-заповедей приведен на с. 109. Остановимся вкратце на каждом критерии.

1. МАТЕРИАЛИЗОВАННОСТЬ. Хороший тайм-менеджмент начинается с материализации задач, мыслей, планов, договоренностей. Фиксация всех задач на внешних носителях (желательно электронных) позволяет работнику освободить мышление для решения приоритетных вопросов и сократить расходы времени на поиск информации. В командном тайм-менеджменте материализация помогает избежать «незаменимости от неорганизованности» и позволяет легко передавать задачи по горизонтали. В частности, грамотно налаженная материализация задач снижает риски, связанные с увольнением сотрудников. Уволившийся сотрудник может унести с собой бумажный ежедневник с полезными контактами, но он не сможет унести налаженную в Outlook систему обзора задач, структурированную по определенным, всем известным правилам.