Технологии эффективной работы - Джулия Моргенстерн

• Задача слишком большая. Очень часто нас пугает размер и масштаб задачи. Вы не знаете, с чего начинать, или у вас создается впечатление, что даже если вы все-таки начнете, то у вас вряд ли что-то получится, поэтому зачем тогда беспокоиться?

• Ваше беспокойство — это страх перед необходимостью принимать решение. Некоторые задачи в вашем списке пугают вас из-за рискованных, требующих определенного мужества проблем. Возможно, вы боитесь наделать ошибок или сомневаетесь в своих способностях справиться с работой.

• Боитесь того, что последует за выполнением работы. Иногда мы откладываем работу, потому что последующие события заставляют нас беспокоиться. Нанять нового работника — означает перемены и риск. Завершить служебную записку о новой кадровой политике — значит встретиться с раздражением масс.

• Мы лучше работаем под давлением. Некоторые люди преуспевают только при приливе адреналина, который вызывает отсрочка работы. Им нравится чувство волнения, какого-то риска, ощущение победы при спасении себя от катастрофы. Другие люди лучше работают под давлением, потому что оно ослабляет беспокойство при выполнении задачи. Именно здесь отсрочка сталкивается с высокой требовательностью к себе. Очень часто люди с излишней требовательностью к себе оставляют дела на последнюю минуту, потому что это снимает их с крючка. Подсознательно они чувствуют, что их работа далека от совершенства, и находят для себя оправдание в том, что это не является отражением их способностей, просто у них было недостаточно времени.

Использовать подход «все или ничего» к любому проекту неразумно. Для того чтобы быть совершенным, нужно уметь продумывать детали. Умение думать, применяя не только черно-белые цвета, но еще и оттенки серого, снимает с вас давление. В свою очередь, это помогает вам избавиться от отсрочек и двигаться вперед.

• Поделите задачу на более мелкие части. Речь идет не о том, чтобы сделать «все или ничего». Перестаньте постоянно откладывать трудные задачи на другой день, лучше разделите большую задачу на более мелкие, которые можно сделать за тридцать-сорок минут. Набросайте черновик служебной записки в один день, конкретизируйте введение на следующий день, основу напишите в третий день, а окончательно отредактируйте на четвертый день. Марк Твен однажды сказал: «Секрет движения вперед в том, чтобы начать движение».

• Маневрируйте. Иногда, оказывается, трудно начать проект с самого начала. Что если вы начнете его со второго или третьего шага, чего-нибудь менее угрожающего? Скажем, вам надо написать письмо. Вступительная часть может показаться трудной. Если вы сбиты с толку, попробуйте начать сразу с основы письма, наметив четыре главные темы, которые вы хотите осветить. Справьтесь с этим, тогда, возможно, и вступительная часть пойдет легче.

• Создайте сначала быстро черновую версию. В бестселлере Анны Ламонт «Птица за птицей» есть глава под названием «Эти чертовы черновые наброски». Здесь вы найдете самые замечательные советы для любителей откладывать работу на потом. Если вам трудно справиться с первым параграфом, ослабьте свои требования и напишите все, что придет в голову, чтобы получить набросок. Нет сомнений, он может получиться ужасно. Позвольте ему быть позорным. Начните это делать заранее (что противоречит вашей тенденции откладывать работу на последнюю минуту). Как только вы что-нибудь напишете на бумаге, возникнет облегчение от того, что вы, по крайней мере, хоть что-то сделали и можно начинать корректировать, имея в запасе время.

• Думайте о результате. Что самое главное вы хотите выиграть от окончания работы? Если это финансовый интерес, подумайте, что вы купите на полученные деньги. Мешкая с годовым отчетом, подумайте о специальной премии, которую вам, может быть, дадут. Если вы не отрываете глаз от определенной задачи и мечтаете об успехе и радости, которую вам принесет завершение проекта, вы сможете себя заставить двигаться вперед.

• Установите лимиты времени для трудных задач. Выделение слишком большого или недостаточного количества времени тоже может заставить вас отложить задачу. Вы выделяете час, чтобы написать отчет о расходах? Уменьшите свои мучения и сократите время до тридцати минут, напишите, сколько сможете. Планируете написать письмо клиенту за тридцать минут, но никак не можете начать? Попробуйте выделить для письма час и посмотрите, удастся ли этот трюк. Таким же образом работайте над своей потребностью в давлении, сокращая сроки, намеченные для завершения работы. Если на какую-то задачу выделено две недели, кровь из носа, сделайте ее к пятнице. Если вы должны справиться с заданием за три дня, закончите его сегодня.

• Выбирайте самое лучшее для вас время дня. Планируйте дела, которые вы имеете тенденцию откладывать, на время, на которое приходится ваш пик энергии. Посвятите по крайней мере тридцать минут на то, чтобы избавиться от этих задач; таким образом, весь оставшийся день будет наградой. За помощью в построении ваших способностей к концентрации обратитесь к навыку 4.

И наконец, если вы откладываете работу из страха, попробуйте пофантазировать о самом плохом сценарии. Потратьте пять минут, чтобы понять, чего именно вы боитесь. Позвольте себе придумать самый плохой исход и найдите в этом смешные стороны. Какая самая плохая вещь может случиться? На этом ли основываются ваши страхи?

Совет специалиста

Анита Ригтио, автор и иллюстратор детских книг, пользуется обычным кухонным таймером или секундомером, чтобы помочь себе удержаться от отсрочек. Когда у нее возникают проблемы с началом работы, она ставит таймер на двадцать минут и помещает его рядом с компьютером или около чертежного стола. В следующие двадцать минут она заставляет себя сосредоточиться на работе. К тому времени, когда зазвенит звонок, она обычно уже втянулась в работу и может продолжать писать. Если и после двадцати минут у нее возникают затруднения, ей приходится дать себе еще два шанса (чтобы получился час). Может быть, подобная стратегия поможет и вам?

Если вы все еще никак не можете сдвинуться с мертвой точки, тогда откладывайте. Разрешите себе ничего не делать, снимите себя с крючка на один день. А потом, от нечего делать, возьмите и потратьте пятнадцать минут на работу. Наша лучшая, самая творческая работа часто начинает получаться именно тогда, когда это не имеет значения. Ослабьте напряжение, возденьте руки к небу. Ну, а если ничего не получится, так тому и быть. Измените расписание, перенесите выполнение задачи на другой, более удачный день.

КАК ПРЕДВИДЕТЬ НЕОЖИДАННОСТИ?

Ключ к безопасному вождению — умение предугадать, что другой человек сделает в следующую минуту. Мой отец учил меня ожидать, что любой водитель на дороге нарушит все правила. Скорость 55 км/ч? Ждите, что кто-то рванет со скоростью 80 км/ч. Сигнал перед поворотом? Не рассчитывайте на него. Поворот только налево? Ни малейшего шанса.

То же самое касается незапланированных перерывов. Вы можете перехитрить их, предугадав. Не все помехи одинаковы, как и те, кто мешает. Вас может прервать телефонный звонок от очень важного клиента… или от вашей жены или мужа. Оба звонка прерывают вашу работу, но они решительно неодинаковы.

Одно дело справляться с помехами, которые бывают от случая к случаю, и гораздо труднее разрушить глубоко укоренившуюся привычку, к которой вы и ваши сослуживцы приучили себя. Если вы человек, никогда ни в чем не отказывающий людям, измените старые модели поведения.

Больше всех страдает от незапланированных перерывов тот, кто чувствует себя ответственным за всех и перед всеми. Моя цель — выключить ваш автопилот, научив взвешивать и измерять каждую ситуацию в отдельности. Вы способны на больший контроль, чем думаете.

Когда Кэтрин пришла ко мне, она тонула под тяжестью большого объема работы, непосильного для человека. Яркая, амбициозная и талантливая, она начала работу в должности программиста в Центре медицинских консультаций двумя годами ранее и быстро завоевала признание за готовность помогать любому проекту.

Кэтрин стала очень популярным человеком в центре. Она энергично бралась за работу, поэтому ее повышали, награждая новыми обязанностями. Плохо было то, что новые задания отличались уровнем обязательств, а из-за бесконечных незапланированных перерывов у нее не хватало времени на работу. Девушка попала в западню, твердо веря, что ее ценность накрепко привязана к тому, что она всегда была полезна для всех и в любое время, и опасалась, что отказ от прежнего имиджа всех разочарует. Итак, она никому не говорила «нет» и продолжала накапливать непосильный объем работы. Фактически Кэтрин принимала просьбы, с улыбкой говоря «да», чувствуя в сердце страх.