Шрифт:
Интервал:
Закладка:
· Меняется адрес, куда нужно поехать по игре. Нередко люди называют стандартные адреса, вроде «улицы Ленина», которая есть в любом городе. Могут быть также указаны улицы, связанные с личным опытом участников, – на которых живут они, их родственники или друзья.
· Имя Юли может поменяться на Татьяну или Елену – имя, в данный момент пришедшее на ум или связанное с личным опытом, который участник комментирует: «Мою жену так зовут».
· Почти всегда утрачивается информация по цвету одежды Юли (несущественная, ситуативная информация).
· Иногда время исполнения задачи сокращается и, например, дается задача: «Сделать как можно быстрее, сегодня привезти презентацию, через четыре часа». Это связано с нашей спешкой и желанием перестраховаться – на всякий случай. В реальном офисе на вопрос подчиненного «Когда это нужно сделать?» руководитель произносит: «Это нужно было сделать вчера!» по нескольку раз в день.
При коллективном обсуждении технологии постановки задачи перед подчиненным и делегирования в данной игровой ситуации формулируются правила:
· Необходимо начинать формулировку задачи с результата и времени, в течение которого ее нужно выполнить. То есть руководительница должна была сказать: «Завтра в 10:15 я выступаю на совете директоров. К этому времени мне нужна готовая презентация».
· Далее нужно сформулировать мотивацию для выполнения задачи: «Слушайте внимательно! Это важно!»
· Затем необходимо обеспечить запись задания: «Возьмите блокнот и ручку, надо будет записать информацию».
· Конечно, по ходу нужно дать возможность сотруднику задать вопросы для уточнения задания: «Какие у вас вопросы? Все понятно?»
· Отлично, если есть возможность получения информации по ходу выполнения задания: «Я буду занята на переговорах с клиентом, но вы можете получить дополнительную информацию у нашего офис-менеджера, если это понадобится».
· Нужно обязательно сформулировать завершающую мотивацию по выполнению задания: «Действуйте! Вы хорошо работаете, мы довольны вашей работой!»
Информация о правилах делегирования
После анализа результатов живой и яркой игры участники самостоятельно читают раздаточный материал с правилами делегирования и подчеркивают те моменты, с которыми они согласны и которые можно внедрить в практику работы.
Затем проводится коллективное обсуждение прочитанного раздаточного материала. Идеи, с которыми слушатели согласны, отмечаются в учебной тетради; позиции, с которыми группа не согласна, разбираются более подробно. В некоторых случаях тренер может предложить учесть всю нормативную информацию по правилам делегирования, особенно если участники являются сотрудниками регламентированной компании. Однако в креативных рекламных компаниях, фирмах, в которых предусмотрен свободный график или имеется виртуальный офис, могут быть приняты другие правила делегирования, которые формулируются по ходу коллективной дискуссии и визуализируются на флипчарте. В любом случае игра запомнится каждому участнику, запустит учебную мотивацию правильного делегирования, и этот навык обязательно проявится в офисе.
Технологичная информация по правилам делегирования представлена ниже (7).
Правила делегирования: что, когда, кому, как?
Что делегировать:
· рутинную работу;
· мелкие, незначительные дела;
· работу, требующую узкой специализации;
· подготовительную работу (например, сбор информации);
· участие в совещаниях, если сотрудник может представить позицию руководителя.
Нежелательно делегировать:
· управленческие функции (определение политики предприятия, решение стратегических задач, постановку целей, контроль результатов, руководство сотрудниками);
· задачи высокой степени риска;
· нестандартные задачи;
· актуальные срочные дела, не оставляющие времени для объяснения и проверки;
· задачи доверительного характера.
Когда делегировать:
· при повышении сотрудника в должности;
· при приеме нового сотрудника, имеющего соответствующую специализацию;
· в случае проблемных или кризисных ситуаций, когда вам нужно переключиться на решение важных проблем;
· при появлении новых сфер деятельности, соответствующих специальности сотрудника.
Кому делегировать:
· сотрудникам, находящимся в непосредственном подчинении;
· сотрудникам, имеющим соответствующую специализацию;
· способным сотрудникам;
· сотрудникам, имеющим свободное время;
· сотрудникам, которые хотят выполнить трудные или дополнительные задачи;
· сотрудникам с учетом их мотивации;
· сотрудникам, нуждающимся в приобретении опыта;
· сотрудникам, которых нужно проверить.
Как делегировать:
· крупные и важные задачи – в приказном порядке, лучше – в письменном виде;
· новые и сложные задачи – пятиступенчатым методом:
· мотивируйте сотрудник а;
· объясните задачу;
· расскажите (покажите), как делать;
· скажите о способах контроля, коррекции и оценки;
· установите сроки и делегируйте;
· заблаговременно, сразу после составления плана;
· объясняя смысл и значение задачи;
· объясняя всю задачу целиком, а не частями;
· объясняя, идет ли речь об отдельном случае или о постоянном выполнении данной задачи;
· поручая однородные задачи одному и тому же сотруднику;
· не поручая одну и ту же работу двум разным сотрудникам, не знающим об этом (если нет политической цели);
· с передачей полной инструкции, как это выполнить;
· предоставляя сотруднику возможность повышения квалификации;
· обеспечивая сотруднику доступ к необходимой информации;
· избегая слишком частого контроля, чтобы не перечеркивать делегирование;
· не забывая советовать и рекомендовать при необходимости;
· требуя отчеты о проделанной работе;
· контролируя конечные результаты;
· хваля за успехи, критикуя за ошибки.
Формирование навыка самоменеджмента и делегирования
Для формирования навыка самоменеджмента и делегирования тренер предлагает участникам написать план рабочего дня, который наступит после окончания тренинга. План составляется с учетом принципа блочности (разделения дня на три блока: начало дня, середина дня и завершение рабочего дня), а также правил позитивного начала дня, важных дел – на свежую голову, согласования совместных задач, делегирования, устранения поглотителей и др. (7, 10).
Пример плана рабочего дня приведен ниже (это структура плана, без учета специфики работы).
Организация рабочего дня
Начало дня:
· позитивное настроение утром;
· на работу – без спешки;
· начало работы в одно и то же время (если рабочий день начинается в 9:00, лучше прийти на работу в 8:50);
· перед началом рабочего просмотреть план, составленный накануне;
· начинать с важных дел – без раскачки;
· делегировать;
· согласовать свои дела с секретарем, подчиненными, коллегами;
· не забывать про важные дела, чтобы их не поглотили мелкие.
Основная часть дня:
· хорошо подготавливать свои дела;
· установить реальные сроки и удобное время;
· доводить начатые дела до конца;
· избегать незапланированных, импульсивных действий;
· соблюдать размеренный темп;
· завершить начатое дело, чтобы не адаптироваться к нему вновь;
· использовать время без помех – «закрытый час» (в спокойные периоды делайте важные дела, в суматошные – мелкие дела);
· обязательно иметь обеденный перерыв;
· контролировать время и планы в течение дня.
- 5 хороших минут осознанности, чтобы уменьшить стресс, перезагрузиться и обрести покой прямо сейчас - Джеффри Брэнтли - Менеджмент и кадры / Психология / Эзотерика
- Самоосвобождающаяся игра - Вадим Демчог - Психология
- Самоосвобождающаяся игра - Вадим Демчог - Психология
- Социально-психологический тренинг - Герман Марасанов - Психология
- Стадия зеркала. Когда женщина знает, чего хочет - Этери Чаландзия - Психология
- Как противостоять технологии "Окно Овертона" - Евгений Хавренко - Психология
- Наслаждение от каждого дня. Доступная всем программа тренинга - Елена Анатольевна Ромек - Психология
- Зеркало Для Курильщика - Сергей Зайцев - Психология
- 60 авторских упражнений для тренингов. Идеи для творческого использования - Ирина Шевцова - Психология
- Психологические аспекты установления контактов между людьми (методика контактного взаимодействия) - Лев Борисович Филонов - Обществознание / Психология