Тайм-менеджмент - Полли Берд

Как задачи, так и конкретные действия должны быть реалистичными, выполнимыми. Возможно, некоторые цели из вашего списка никогда не будут полностью достигнуты, но задачи, которые вы ставите перед собой в важнейших сферах своей жизни, должны быть реально выполнимыми. В противном случае вы обрекаете себя на заведомую неудачу из-за неспособности выполнить задуманное, что в конечном итоге может заставить вас отказаться от попыток что-либо изменить.

Рис. 1. Ключевые аспекты жизни, цели и задачи

Итак, ваши задачи должны отвечать следующим требованиям:

► выполнимость: реальная перспектива выполнения;

► конкретность: вы четко представляете, что должны делать;

► измеримость: вы знаете, когда задача действительно выполнена;

► ценность: выполнение задачи способствует достижению цели и решению других важных для вас задач;

► позитивность: вы испытываете при выполнении задачи незабываемое чувство удовлетворения;

► возможность корректировки на случай, если ваши цели изменятся.

Предположим, вы хотите попутешествовать со своими домашними (цель в ключевом аспекте вашей жизни — семейном), но ограничены рамками трехнедельного ежегодного отпуска. Тогда, может быть, стоит более внимательно отнестись к перспективе поездок в выходные дни? Тот же вариант возможен в отношении отдыха вдвоем. Не исключено, что оба вы настолько занятые люди, что у вас не выдается достаточно времени, чтобы побыть вместе. В этом случае стоит внимательнее присмотреться к тому, как вы используете время и все ли, что выделаете, действительно является необходимым и важным для вас (вопрос о способах избавления от необязательных дел рассматривается в последующих главах). А что, если вам все-таки отправиться куда-нибудь вдвоем на выходные, оставив детей с родственниками или сиделкой?

Если ваша цель имеет общий характер — скажем, состоит в том, чтобы проводить с семьей больше времени, — необходимо определить для себя более конкретную задачу, решение которой позволит достичь поставленной цели. Задача должна соответствовать упомянутым выше критериям ценности, измеримости, позитивности и возможности изменения.

Конкретная задача, таким образом, состоит в проведении уик-энда с любимым человеком вне дома. Задача выполнима, поскольку вы можете заранее спланировать ее решение. Задача является значимой и измеримой: если вы никуда не съездите, то намерение, совершенно очевидно, останется нереализованным. Она имеет позитивный характер, так как в итоге вы будете довольны. И наконец, задача может быть изменена или расширена: вы можете поехать куда-то еще или продолжить ваше маленькое путешествие в следующие выходные.

Ставя перед собой реалистичные задачи, измеримые и с позитивным исходом, вы повышаете вероятность достижения цели и укрепляете в себе уверенность в способности добиться своего и в других аспектах своей жизни.

Малые шаги и задачи

Выполнение каждой задачи может быть разбито на отдельные шаги. Так, ваша подготовка к уикэнду вне дома, возможно, будет включать следующие действия:

► подбор туристических проспектов;

► заказ билетов и номера в отеле;

► поиск сиделки на время вашего отсутствия;

► подбор экипировки и сборы.

Эти и другие шаги могут включаться постепенно, в течение предшествующих дней. Разбивая каждую цель на частные задачи и далее на отдельные достижимые шаги, вы поэтапно добиваетесь реализации основной цели.

Классификация целей и задач по степени приоритетности

Когда вы определились с собственными целями — сколь бы фантастичными они ни были — и выяснили, что должны сделать, чтобы воплотить их в жизнь, необходимо уяснить для себя приоритетность намеченных действий и перспектив.

Сделать это следует для того, чтобы обеспечить полезность всех ваших последующих дел относительно той или иной цели или задачи. Какие-то из приоритетов окажутся более важными, другие — менее, а потому пронумеруйте их по степени значимости.

Все, что вы будете теперь делать, должно оценивается с точки зрения вклада в достижение цели. Если в этом смысле пользы от действий никакой, то стоит ли их вообще выполнять?

Перед принятием всякого решения спрашивайте себя: «Поможет ли это достижению цели?» В сфере профессиональной деятельности цели имеют конкретный характер, и вам следует взять себе за правило задаваться вопросом: «А поможет ли это дело решению данной конкретной задачи?» Действуя таким образом, вы станете заниматься только тем, что в наибольшей степени соответствует избранным вами целям, а все прочее будете делегировать, переносить на потом или не будете делать вообще. Словом, вы уже начинаете использовать свое время более продуктивно.

Цели на год, месяц и неделю

В избранных вами целях выражается ваше видение и намерения в отношении собственного будущего, а намеченные задачи призваны продвигать вас по пути к достижению целей. Теперь взгляните на свои цели в более обозримой перспективе. Чего вы хотите достичь к концу года? Какого результата намерены добиться к концу месяца?

Распишите свои цели и оцените их по степени приоритетности. Затем разбейте каждый замысел на конкретные шаги и также определите их приоритетность. В итоге перед вами появится четкая картина того, что должно составить наполнение вашего времени на ближайшую перспективу.

Произведите те же действия в отношении целей на неделю. Конкретизируйте каждую цель в виде шагов, которые вам предстоит предпринять, и укажите степень их приоритетности.

Например, цель в профессиональном аспекте вашей жизни, ключевом для вас, может состоять в том, чтобы стать директором. Свою задачу вы, возможно, видите в получении повышения в течение предстоящих двух лет. Шаги, которые призваны помочь вам в решении этой задачи, могут быть определены следующим образом: сдать квалификационный экзамен, произвести впечатление на комиссию по назначениям, проявить себя перед начальством. Более частными могут стать следующие задачи: прослушать специальный курс, исследовать документацию за предшествующие периоды, изучить технику сдачи экзаменов, взять консультацию по технике прохождения интервью, изучить отчеты и информационные бюллетени компании, вовремя завершить работу над значительным проектом, выступить с инициативой, принять участие в подготовке рождественского концерта (рис. 2).

Изложите свои цели на первой странице ежедневника или органайзера (более подробно об их выборе и использовании читайте в главе 3), так чтобы они всегда были у вас перед глазами. Ежедневно сверяйтесь с ними и каждый год заново оценивайте и корректируйте. Ваши ценности и цели могут с течением времени меняться. Если так, то при пересмотре целей и задач подобные перемены также должны учитываться.

Таким образом, вы разрабатываете собственный стратегический план. План призван обеспечить реализацию ваших целей за счет предложения стратегам их достижения. Именно так действуют те, кто добился в жизни успеха.

Рис. 2. Цель и призванные обеспечить ее достижение задачи и шаги Лучевые диаграммы

Казалось бы, с постановкой целей и задач все ясно, однако не исключено, что при попытке выработать четкую их картину голова у вас пойдет кругом. Бывает, что никак не удается определиться с собственными жизненными целями и заглянуть в будущее дальше чем на весьма короткую перспективу, и в итоге жизнь течет как бы сама по себе, а вы лишь плывете по течению.

Если эта работа представляет для вас значительную трудность, можете воспользоваться инструментом организации мыслей. Называется он лучевой диаграммой и может оказаться полезным не только при определении целей, но и для поиска решений по самому широкому кругу проблем.

Многие люди испытывают затруднения при общении с незнакомыми людьми, когда необходимо что-то рассказать о себе. Изложение мыслей на бумаге во многом сходно с представлением их другим людям. Особенно трудно бывает мыслить упорядочение, как бы составляя столь привычный нашему глазу нумерованный список. Лучевая диаграмма помогает отобразить мысли в том виде, который в наибольшей мере соответствует естественному способу человеческого мышления, а именно — перескакивая с одного предмета на другой.

Возьмите чистый лист бумаги, напишите в центре свое имя и обведите его кружком. Вокруг имени разместите ключевые аспекты своей жизни, о которых намерены поразмышлять, например: «Работа», «Семья», «Досуг», «Общественная деятельность», «Религия» и т. д. Также обведите их кружка-ми и соедините лучами с центральным кругом. Обратитесь по очереди к каждому из внешних кружков и отметьте рядом с ним любые свои мысли по данному аспекту. Каждый мысленный тезис соедините с кружком, к которому он имеет отношение, будь то самый близкий по расположению или любой другой. Другие свои мысли также соедините с любым из исходных кружков или с уже отмеченными мыслями и линиями связей. Не старайтесь мыс-лить категориями целей, излагайте все, что приходит на ум. В итоге на бумаге будет выстроена конструкция из кружков и разнонаправленных линий (рис. 3).