Пирамида эффективности: от разрозненных техник к цельной системе - Тамара Майлс

Об этом не знает никто, но сегодня он фактически работает 30 часов в неделю. Он делегирует своим сотрудникам гораздо больше деловых задач, чем раньше, и поэтому не тратит на работу свои выходные. Когда он достиг этого, я спросила его: «Теперь, когда ты работаешь 30 часов в неделю, на что ты собираешься потратить освободившиеся 20 часов? Если у тебя не будет конкретной цели, ты просто бездарно потеряешь это время, а потом даже не сможешь вспомнить, чем занимался».

Это и было для него достижением пятого уровня – возможности. На этом этапе мы садились вместе и составляли почасовой отчет о проделанной работе, чтобы он четко видел, на что уходит время. Когда он начал это понимать, то перераспределил время так, чтобы заниматься тем, чем хотелось. Однако сначала ему надо было решить, как использовать освободившиеся 20 часов. Чем он мог бы заняться? Как только он с этим определился, то скоординировал повседневную деятельность и свои цели. Теперь он знает, что потратит это время на духовные практики, ведение журнала, развитие отношений и другие важные вещи, на которые у него не находилось времени прежде. Это был путь Джона к реализации его возможностей.

Максимальное раскрытие потенциала – это всегда непрерывная работа. Нужно достаточно часто анализировать свои цели, чтобы сохранять уверенность, что вы все еще этого хотите и у вас не появились новые, более важные цели. Очень легко вернуться к старым привычкам и манере поведения, отказавшись от того, что для вас важно. В последней главе этой книги вы можете прочитать полную историю Джона и узнать, как он сам видел этот процесс.

Из сказанного можно извлечь несколько уроков:

• Никогда нельзя быть уверенным, с какого уровня лучше всего начать. С какими аспектами вы справляетесь хорошо? Какие новые навыки будут способствовать росту вашей эффективности?

• Всегда найдутся навыки, которыми стоит овладеть, чтобы повысить свою продуктивность, даже если вы думаете, что полностью справились с каким-то уровнем. Ваш путь не всегда может быть линейным, прямо вверх к вершине пирамиды. Очень полезно время от времени проверять себя на каждом уровне, чтобы убедиться, что вы по-прежнему действуете максимально эффективно.

• Реализация вашего потенциала и соотнесение повседневных действий с вашей целью требуют внесения постоянных корректив. Это помогает удостовериться, что вы на пути к своей самой важной цели.

Не все начинают с первого уровня. У каждого человека собственные первоочередные и второстепенные потребности в повышении эффективности, именно поэтому каждый проходит эти уровни по-своему. Тех, кто проанализировал свои навыки на первых четырех уровнях, овладел нужными и довел их до совершенства, ждет заслуженная награда в виде достижения пика продуктивности. Прежде чем добраться до уровня возможностей, необходимо пройти первые четыре уровня. Но когда вы его достигнете, почувствуете себя открытым тем возможностям, которые изменят вашу личную и профессиональную жизнь.

Достижение пятого уровня означает, что вы контролируете свою жизнь, а не только реагируете на возникающие кризисы. Вы работаете для достижения самых важных ваших целей, а вся обстановка вокруг этому способствует. Сделать первый шаг – значит понять, что вам нужно улучшить. То есть понять, с какого уровня вам следует начать восхождение.

Основные выводы

• Так же как иерархическая модель потребностей по Маслоу, Пирамида эффективности подразумевает, что человеку необходимо овладеть каждым предыдущим уровнем, прежде чем переходить к следующему.

• Нет одного, «правильного» для всех уровня, с которого начинается путь к максимальной эффективности. Каждому человеку надо определить свои сильные и слабые стороны, чтобы понять, с какого уровня начинать.

• У каждого человека собственный путь. На этом пути он должен быть готов к изменениям, а также постоянно учиться новому.

• Прежде чем стремиться к вершине, вы должны быть готовы к переменам. Ничего не получится, если вы не готовы заменить непродуктивные инструменты теми, что приведут вас к успеху.

Глава 2

С чего начать?

Почему вы купили эту книгу? Если бы я спросила вас об этом сейчас, как бы вы ответили на вопрос, почему ищете способы повышения своей эффективности?

• Вы не можете справиться с окружающим вас беспорядком?

• Вы тонете в потоке входящих электронных сообщений?

• Вы чувствуете, что могли бы успевать гораздо больше в течение рабочего дня?

• Ваши профессиональные и личные цели кажутся вам недостижимыми?

• У вас есть мечты, которые вы могли бы воплотить, если бы взяли жизнь под контроль?

• Вам нужны инновационные методы, которые бы помогли усовершенствовать и без того хорошие навыки?

Подобные вопросы позволяют выявить сильные и слабые стороны человека, а также аспекты, нуждающиеся в улучшении. Поскольку я не могу задать вам эти вопросы лично, а книга должна быть максимально полезной, я подготовила для вас систему оценки, которая поможет определить те области, где повышение эффективности принесет вам наибольшую пользу. Вы быстрее достигнете прогресса, если в первую очередь сосредоточитесь на этих аспектах.

Система оценки по Пирамиде эффективности

Заполните форму, приведенную в табл. 2.1. Когда вы прочтете книгу и воплотите на практике те советы, которые сочтете полезными для себя, то можете вновь вернуться к этой таблице, чтобы проследить собственный прогресс в различных областях. Вы оцените, насколько окупились ваши инвестиции в виде времени, потраченного на прочтение этой книги.

Система оценки очень проста: нужно ответить на 32 вопроса, выбрав один из трех вариантов ответа, который подходит вам больше всего. Подсчитайте количество ответов «1», «2» и «3» (сделайте это по каждому блоку вопросов). Среди этих ответов нет правильных или неправильных. Чтобы облегчить себе задачу, не раздумывайте над ними слишком долго, отмечайте первое, что приходит вам в голову. Заполните эту форму с позиции настоящего момента, не думайте о том, кем вы были или кем хотите стать. Выделяйте те утверждения, которые наилучшим образом описывают ваш образ действий сегодня.

Табл. 2.1. Система оценки по Пирамиде эффективности

УРОВЕНЬ 1. ОРГАНИЗАЦИЯ ФИЗИЧЕСКОГО ПРОСТРАНСТВА

Оглядываясь вокруг себя в офисе, вы видите

1. Стопки бумаг, хаотично лежащие на столах и на полу

2. Несколько небольших стопок бумаг на столе или на рабочих поверхностях

3. Свободное рабочее пространство и поверхности

Я пользуюсь специальной картотекой для хранения документов

1. Нет

2. Да, это обычный шкаф с полками и/или папки-скоросшиватели

3. Да, это система из разных папок и мест их хранения, оптимальная для моих потребностей и моего рабочего пространства

Я использую методы систематизации документов

1. Нет

2. Да, в алфавитном или хронологическом порядке или по категориям

3. Да, перечисленные методы плюс дальнейшая систематизация по дополнительным параметрам

Я систематизирую документы и храню их в определенном порядке

1. Очень редко

2. Когда на это есть время

3. Часто и постоянно

Я рассматривал возможность использования различных систем хранения документов

1. Редко

2. Иногда

3. Да, я знаю о разных системах хранения документов

УРОВЕНЬ 2. ОРГАНИЗАЦИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Электронная документация

У меня есть продуманная система папок в компьютере для работы с электронными документами

1. Нет

2. В определенной степени

3. В полной мере

Я использую разумное число папок в компьютере для хранения электронной документации

1. Нет

2. В определенной степени

3. Да

Я храню электронную документацию в определенном порядке

1. Редко

2. Иногда

3. Практически всегда

Я нахожу необходимые документы

1. С большим трудом

2. Достаточно легко

3. Очень просто

Я делаю резервные копии

1. Нет

2. Локально, на внешний диск, карту памяти или копии на самом компьютере

3. И локально, и пользуюсь сервером резервирования данных

Электронная почта

Я проверяю свою электронную почту

1. 24/7, все входящие сообщения по мере их поступления

2. Достаточно часто, когда хочу сделать перерыв в работе

3. Только в отведенное для этого время

У меня есть система работы с электронными письмами

1. Нет, все сообщения остаются в папке «Входящие», пока она не переполняется

2. В определенной степени: я читаю и систематизирую сообщения при наличии свободного времени

3. Да, у меня есть способ быстро разобраться со входящими письмами

У меня есть продуманная система папокдля систематизации и хранения электронных писем