Этикет. Полный свод правил светского и делового общения. Как вести себя в привычных и нестандартных ситуациях - Татьяна Белоусова

В языке необразованные диктуют законы ученым.

Ричард Даппа

III. Точность речи - отражение действительности

Всегда слушайте и анализируйте ТО, что говорите.

Для повышения эффективности общения используйте принципы активного слушания. Самый простой и действенный прием - повторить фразу, сказанную собеседником (или ее часть), уточнив, верно ли вы поняли.

IV. Логичность речи

Ход мыслей и цепь рассуждений должны быть понятны собеседнику, а выводы - очевидны.

V. Богатство и разнообразие речи

Украсьте речь юмором, образами и метафорами, используйте широкую лексическую палитру и помните слова Сомерсета Моэма: «Паузе - место!» Она дает возможность расставить необходимые акценты. Паузами «до» и «после» легко выделить главные мысли и важные моменты речи.

VI. Эмоциональная выразительность сообщения

Изменения темпа речи и модуляций голоса придают выразительность любому выступлению.

Добавьте в голос живые эмоции, сопроводите речь мимикой и жестами: аудитории нравится, когда ее смешат или неожиданно пугают, остро действующая информация усваивается лучше.

VII. Чистота речи, отсутствие слов-паразитов

Пункт важный и необходимый, его реализация приходит с практикой (как и многие другие навыки).

Секреты публичного выступления

Как все ораторы, которые ставят себе целью исчерпать тему, он исчерпал терпение слушателей.

Оскар Уайльд

Красивая и высокоорганизованная речь - риторически выверенная - позволяет стройно излагать свои мысли, склонять слушателей к своей точке зрения; это - постигаемое искусство.

Тем не менее одного этого качества для публичных выступлений недостаточно. Без некой субстанции, которую принято называть харизмой, выступление становится формальным, вялым и скучным. Ораторы древности определяли эту таинственную субстанцию как anima allegro - живая, яркая душа.

! Наработать anima allegro можно: при доведении до автоматизма навыков правильного говорения появляется пространство для свободы самовыражения, проявляющееся в манере вести себя на публике, в живых человеческих реакциях. Это тоже достигается упорством и тренировками (не удивлены?).

Необходимые техники для снижения волнения перед выступлением

1. Обязательно восстановите дыхание, что обеспечит доступ к мозгу кислорода.

• В момент волнения у нас напрягается диафрагма - область солнечного сплетения «завязывается в узел». Быстрый вдох «в диафрагму» и медленный выдох позволят лучше управлять и голосом, и мыслями.

• Для обеспечения правильного дыхания во время ответственного выступления не используйте тугие ремни и пояса.

2. Обязательно изыщите возможность подвигаться - разогнать адреналин (в буквальном смысле!) и снизить общее напряжение в теле.

• Разомните плечи, резко опустив-подняв их. Выполните наклоны и энергично попрыгайте-побегайте на месте. И не бойтесь выглядеть нелепым! Хуже - выглядеть так на сцене.

• Немного самоиронии и движения - и вы почувствуете себя значительно лучше и хорошо справитесь с выступлением.

3. Перед выступлением не пейте газированных или горячих напитков - они плохо влияют на работу связок.

• Можно «освежить горло» теплым чаем, кофе или глотком коньяка, но лучше - простой негазированной водой комнатной температуры.

! Эти техники полезны и для подготовленных, и для спонтанных публичных выступлений (записей-съемок). Они действительно помогают!

§ 6. Правила делового телефонного общения

Границы моего языка означают границы моего мира.

Людвиг Витгенштейн

Для успеха телефонных переговоров потребуется:

• Полюбить свой голос!

• Настраивать его перед работой - разогревать связки, особенно когда в ваши обязанности входят многочасовые разговоры.

• Использовать богатство голоса - высоту, диапазон, громкость, разнообразные интонации.

• Проявлять эмоции (кроме отрицательных!).

• Держать темп, но делать паузы и не спешить.

• Следить за артикуляцией - она не должна быть чрезмерно активной , плоха и «каша во рту».

Два варианта телефонной коммуникации

Если звоните вы:

• Обязательно начните разговор с приветствия, с доброжелательной интонации.

• Представьтесь в соответствии с ситуацией - назовите свою организацию, имя, должность.

• Коротко изложите суть, цель звонка.

! Если вы испытываете в телефонном общении трудности, заранее сформулируйте письменно ТО, что следует сказать, возможные варианты развития разговора, предполагаемые вопросы и держите этот текст перед глазами.

Предыдущая рекомендация не будет лишней и при подготовке к значимому для вас «живому» разговору или к беседе, включающей множество тем.

• В разговоре используйте личные обращения - имена и отчества.

• Используйте приемы активного слушания - уточняйте формулировки собеседника, это позволит контролировать взаимопонимание.

• Интонационно выделяйте ключевые слова и фразы.

• Перед прощанием завершите разговор, обязательно подведите итоги.

Если вы отвечаете на телефонный звонок:

• Обязателен алгоритм: «приветствие - представление себя - название организации»! Форму можно выбрать самостоятельно, главное - вежливость и доброжелательность.

• Выслушайте сообщение внимательно и не перебивая.

• Если решение вопроса зависит от вас, ответьте подробно.

• Если для выяснения деталей потребуется время или дополнительные консультации, предложите перезвонить.

• Запишите имя и номер звонящего и перезвоните ему, когда сможете предоставить необходимую информацию.

• Перед прощанием всегда подводите итог разговора.

Во время телефонного общения:

Мы не задумываемся над тем, как «оно» работает. Мы просто делаем «как получится».

Стив Круг

§ 7. Деловая переписка

Избавьтесь от половины слов на каждой странице, затем уберите еще половину из того, что осталось.

Стив Круг

Хорошее письмо всегда кратко. Предложение не должно содержать ненужных слов, а абзац не должен содержать ненужных предложений по той же самой причине, по которой на холсте не должно быть ненужных линий, а в машине - ненужных деталей (17-е правило из «Основ стиля» Э. Б. Уайта).

Требования служебного этикета к деловому посланию

I. Предпочтительно отправлять на хорошей бумаге любые послания: рабочие документы, предложения, приглашения и др.

II. Хорошим тоном в деловых отношениях считается наличие фирменных бланков и конвертов для деловой переписки.

III. На бланках размещают шапку письма: эмблему фирмы, ее полное название, почтовый и электронный адрес, номера телефонов и телефаксов, банковские реквизиты, в некоторых случаях -некоторые данные главы организации.

IV. На фирменных конвертах отпечатывают свой почтовый индекс и адрес (тогда на бланках письма его указывать не нужно), этот знак предупредительности избавит партнеров от хлопот и ошибок в адресе.

V. Если вы обращаетесь в организацию впервые, необходимо представить свою фирму, обозначить ее цели и задачи (для этого хорош небольшой рекламный буклет), если возможно - представить рекомендации или ранние договоренности, сослаться на контакты.

VI. Хорошим тоном для начала отношений будут высланные комплекты визитных карточек (по 3—5 штук) тех своих сотрудников, с которыми предполагаются возможные дальнейшие контакты, например: директора, заместителей, бухгалтера, менеджеров и т. п.

VII. Необходимо также высылать подобные наборы карточек своим постоянным партнерам в случае, если в реквизитах вашей фирмы произошли изменения - адрес, номера телефонов, перестановки в штате сотрудников.

VIII. Дата в письме ставится под шапкой, обычно - справа. Слева - адрес и имя получателя. Ширину левого поля письма оставляют не менее 2 см.

IX. Форма послания должна соответствовать его содержанию, быть «человечной» - желательно избегать бюрократических оборотов и клише, соблюдать вежливость. Рекомендуется избегать переносов слов, ошибок, фамильярностей, жестких прямых отказов.