Microsoft Access 2007 - Александр Днепров

7. Чтобы начать экспорт объекта в документ Word, нажмите кнопку OК . Через несколько секунд на экране появится окно мастера экспорта.

8. Вы можете установить флажок Сохранить шаги экспорта , чтобы в следующий раз не вызывать мастер экспорта, а быстро провести повтор операции. После выполнения указанных действий нажмите на кнопку Закрыть .

Далее будет рассматриваться возможность экспорта данных из Access 2007 в текстовый файл.

Экспорт данных в текстовый файл

При выполнении экспорта создается текстовый файл с расширением ТХТ. Оказывается, возможность экспорта в файл с расширением ТХТ очень удобна для других программ, которые могут использовать данные текстовых файлов, но не могут использовать данные базы Access.

Однако для экспорта данных в текстовый файл нужно выполнить следующие действия.

1. Откройте базу данных Microsoft Access 2007 для экспорта из нее данных в текстовый файл. Щелкните кнопкой мыши на ярлыке вкладки Внешние данные (см. рис. 4.1).

2. На вкладке представлены группы Импорт , Экспорт , Сбор данных . Нажмите кнопку Экспорт в текстовый файл в группе Экспорт . В результате появится окно мастера экспорта.

3. В поле Имя файла введите полное имя файла объекта исходной базы или выберите объект вручную. Для указания пути вручную нажмите кнопку Обзор и в появившемся окне Сохранение файла выберите папку, в которой находится объект базы данных. Выбрав требуемые параметры, нажмите кнопку Сохранить .

4. При экспорте вы можете сохранить форматирование данных, установив флажок Экспортировать данные с макетом и форматированием .

5. Если вы установите флажок Открыть целевой файл после завершения операции экспорта , конечный файл откроется после завершения экспорта.

6. Вы можете экспортировать только выделенные объекты, установив флажок Экспортировать только выбранные записи . Но при этом исходный объект должен быть открытым. Если флажок снят, то экспортируются все объекты. Возможность установки флажка появляется, только если есть хоть какие-то выделенные объекты.

7. Чтобы начать экспорт, нажмите кнопку OК . Если сообщений об ошибках не было, значит, операция прошла успешно. Если же вы экспортируете данные без форматирования, то появится следующее окно мастера экспорта (рис. 4.21).

Рис. 4.21. Выбор формата экспорта

8. После того как вы установите переключатель в положение с разделителями – поля разделяются запятыми или табуляцией , текстовые данные будут иметь разделительный знак. При необходимости можете установить переключатель в положение фиксированная ширина полей – интервалы заполняются пробелами (длина поля остается фиксированной для каждой записи). Если все поставлено верно, нажмите кнопку Далее , и вы перейдете к следующему окну мастера импорта, в котором сможете выбрать символ, разделяющий поле (рис. 4.22).

Рис. 4.22. Выбор разделителя полей

9. Установив переключатель в группе Разделитель полей в одно из следующих положений, выберите подходящий разделительный знак:

• табуляция – используется знак табуляции;

• точка с запятой – используется знак «точка с запятой»;

• запятая – используется знак «запятая»;

• пробел – используется знак «пробел»;

• другой – используется знак, который вы можете ввести в поле, расположенное справа от переключателя.

В принципе, нет разницы, какой разделитель вы выберете. В качестве примера используйте точку с запятой.

10. Можно использовать (если это необходимо) первую строку в качестве имени поля, для этого нужно установить флажок Первая строка содержит имена полей . Раскройте список Ограничитель текста и выберите требуемый вариант, можно выбрать символ, который будет использоваться в качестве ограничителя текста (двойные кавычки, ординарные кавычки). Затем нажмите кнопку Далее , после этого на экране появится следующее окно мастера экспорта (рис. 4.23).

Рис. 4.23. Здесь следует подтвердить путь к экспортируемому файлу

11. Нажмите кнопку Готово для экспортирования данных из базы данных Microsoft Access 2007 в текстовый файл. После завершения экспорта на экране появится заключительный шаг мастера экспорта.

12. Установите флажок Сохранить шаги экспорта , если хотите, чтобы в следующий раз вам не пришлось повторять все настройки заново. После выполнения указанных действий нажмите кнопку Закрыть .

Экспорт данных в других форматах

Для экспорта данных в другие форматы нужно выполнить следующие действия.

1. Откройте базу данных Microsoft Access 2007 для экспорта из нее данных. Перейдите на вкладку Внешние данные (см. рис. 4.1).

2. На вкладке показаны группы Импорт , Экспорт , Сбор данных . Если вы хотите экспортировать данные определенного формата, следует нажать соответствующую кнопку в группе Экспорт : Список SharePoint ; Дополнительно – для экспортирования данных в других форматов. Выберите нужный формат в меню:

• База данных ODBC – импортирует базу данных в формате ODBC (например, базу SQL Server) или связывается с этой базой данных;

• Документ HTML – импортирует веб-страницу или другой документ в формате HTML или связывается с файлом этого формата;

• Папка Outlook – импортирует почтовую папку программы Microsoft Outlook или связывается с этой папкой;

• Файл dBase – импортирует базу данных в формате dBase или связывается с этой базой данных;

• Файл Paradox – импортирует базу данных в формате Paradox или связывается с этой базой данных;

• Файл Lotus 1-2-3 – импортирует базу данных в формате Lotus или связывается с этой базой данных.

3. Затем выполните экспорт с помощью уже знакомого вам мастера экспорта.

Как видите, в процедурах импорта и экспорта нет ничего сложного, и вы без проблем сможете их выполнить. В следующем разделе будет изучен процесс автоматизации часто повторяющихся операций импорта и экспорта данных Microsoft Access 2007.

Автоматизация импорта и экспорта

Назначение спецификации – сохранение параметров импорта или экспорта данных, необходимых программе Access для повторения той или иной операции без участия мастера. Причем в спецификации можно изменить имя исходного или конечного файла перед повторным выполнением, что разрешает использовать одну спецификацию с разными исходными и конечными файлами. Далее детально будет рассмотрено создание спецификации импорта или экспорта данных Microsoft Access 2007.

Создание и сохранение спецификации

Для создания спецификации импорта или экспорта необходимо выполнить следующее.

1. Откройте базу данных Microsoft Access 2007 для импорта или экспорта из нее данных. Перейдите на вкладку Внешние данные (см. рис. 4.1).

2. На вкладке представлены группы Импорт , Экспорт , Сбор данных . Если вы хотите экспортировать данные определенного формата, то следует нажать соответствующую кнопку в группе Экспорт , если импортировать – Импорт .

3. После выполнения импорта или экспорта с помощью мастера нажмите кнопку Готово . Появится последнее, завершающее операцию, окно, в котором предлагается установить флажок Сохранить шаги импорта или Сохранить шаги экспорта , чтобы в следующий раз не вызывать мастер, а быстро провести повтор операции.

4. При установке флажка Сохранить шаги импорта или Сохранить шаги экспорта появятся поля, в одном из которых вам будет предложено указать файл сохранения (то есть файл спецификации), в другом вы можете ввести некоторые описания, заметки (рис. 4.24). Введите название спецификации и сделайте заметки в соответствующих полях. После выполнения указанных действий нажмите кнопку Закрыть .

Рис. 4.24. Сохранение спецификации

5. Средствами Microsoft Outlook можно автоматизировать запуск спецификации, установив флажок Создать задачу Outlook . При этом создается задача Microsoft Outlook, которая напоминает о выполнении импорта или экспорта. Поэтому автоматизация с помощью Microsoft Outlook проводится в случае регулярного импорта или экспорта. В окне задач Microsoft Outlook вы создадите новую задачу, введя, а затем сохранив определенную информацию.

6. После выполнения указанных операций нажмите кнопку Сохранить импорт или Сохранить экспорт для создания спецификации с определенными параметрами, сохраненной в этой базе данных.

Используя информацию, представленную выше, вы научились создавать спецификации. В следующем разделе вы научитесь их использовать.