Корпоративный тайм-менеджмент. Энциклопедия решений - Глеб Архангельский

ТМ-тренинг ожидания оправдал. Всем было интересно, каждый что-то оттуда вынес. Конечно, объем того, что люди реально усвоили, – это вопрос, который каждый решает для себя сам.

Все те ТМ-проекты, которые уже были проведены, касались только наших внутренних дел, организовывались в пределах одного департамента. Поэтому мы планируем несколько расширить область работ.

Скорее всего, мы закажем Глебу еще один тренинг по управлению временем – у нас есть ряд департаментов, с которыми мы связаны общими проектами.

ТМ нужен в том числе для того, чтобы выполнять достаточно сложные проекты. В таких делах необходимо иметь уверенность в том, что люди по другую сторону стола говорят на одном с нами языке, что они настолько же эффективны, что у них, как и у нас, задачи не потеряются и все будет выполнено как надо и в срок.

Одна из частных задач, входящих в программу внедрения ТМ, – это обучение людей пользованию программой Outlook. Мы будем обучать их проектной коммуникации, такой, как составление писем, назначение встреч. Другой части сотрудников, которые уже знакомы с программой, требуется продвинутый курс – собственно «ТМ на Outlook».

У Глеба в этом смысле очень хорошая идея – он стал использовать Outlook для преподавания тайм-менеджмента.

Outlook есть в офисах подавляющего большинства компаний. Не нужно покупать специальный софт, тратить деньги на новые программы. Просто надо начать правильно использовать существующий в стандартном наборе Microsoft Office инструмент Outlook – для эффективности и простора. Эта мысль понравится любому руководству: не нужно никаких дополнительных вложений, только обучение.

Outlook для ТМ можно сравнить с ситуацией, когда человек сидел на груде золота, но не знал ей цену и не понимал, что с ней делать. Курс ТМ как раз этому и учит.

Диагностика тм-стандартов в компании

Выберите, пожалуйста, в вариантах ответов один пункт. Если это вариант A, запишите себе один балл; вариант B – два балла; вариант C – три балла; если в компании не делается ничего из перечисленного – ноль баллов.

1. В КАКОЙ ФОРМЕ В КОМПАНИИ (ПОДРАЗДЕЛЕНИИ) СУЩЕСТВУЮТ ПРАВИЛА ПЕРСОНАЛЬНОГО И КОМАНДНОГО ТАЙММЕНЕДЖМЕНТА?

A. Нет обязательных правил, персональный тайм-менеджмент сотрудников оставлен на их личное усмотрение.

B. Есть отдельные правила, связанные с планированием встреч, постановкой задач и т. п.

C. Есть единый свод правил, полностью охватывающий все аспекты персонального тайм-менеджмента сотрудников.

2. В КАКОЙ ФОРМЕ СУЩЕСТВУЮТ ПРАВИЛА ПЕРСОНАЛЬНОГО ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА СОТРУДНИКОВ?

A. Правила не зафиксированы (если и существуют, то в устной форме).

B. Отдельные правила зафиксированы в виде памяток, распоряжений и т. п.

C. Существует единый письменный ТМ-стандарт, доступный всем сотрудникам.

3. КАК КОРПОРАТИВНЫЕ ПРАВИЛА ПЕРСОНАЛЬНОГО ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА СОТРУДНИКОВ СВЯЗАНЫ С ПРИНЯТЫМИ ЭЛЕКТРОННЫМИ СРЕДСТВАМИ ПЛАНИРОВАНИЯ (OUTLOOK, LOTUS И Т.П.)?

A. Привязки к электронным средствам планирования нет.

B. Есть ряд общепринятых правил, связанных с электронными средствами планирования (например, «Встречи назначаются только через Outlook»).

C. Корпоративный ТМ-стандарт полностью привязан к электронным средствам планирования.

4. КАК НОВЫХ СОТРУДНИКОВ ЗНАКОМЯТ С ПРАВИЛАМИ ПЕРСОНАЛЬНОГО ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА, ПРИНЯТЫМИ В КОМПАНИИ?

A. Объясняются общие принципы организации рабочего дня, постановки задач и т. п.

B. До их сведения доводятся существующие отдельные правила, связанные с личным тайм-менеджментом.

C. До их сведения доводится единый ТМ-стандарт, проводится экспресс-тренинг по отдельным разделам (назначение встреч и задач в Outlook и т. п.)

5. КАКОВ МЕХАНИЗМ ИЗМЕНЕНИЯ И РАЗВИТИЯ ТМ-СТАНДАРТА В КОМПАНИИ?

A. Единого ТМ-стандарта не существует.

B. Время от времени появляются новые правила, памятки и т. п., разными способами доводимые до сведения сотрудников.

C. Существует регулярная рабочая группа либо это входит в функции определенного сотрудника, что оформлено соответствующим приказом или положением.

ОТ 11 ДО 15 БАЛЛОВ. В вашей компании (подразделении) в целом разработаны и внедрены корпоративные стандарты планирования времени сотрудников. Следующий логический шаг – ТМ-автоматизация ключевых процессов.

ОТ 6 ДО 10 БАЛЛОВ. В вашей компании внедрены элементы корпоративных стандартов, но есть значительные резервы повышения с их помощью персональной эффективности сотрудников. Имеет смысл разработать и внедрить единый ТМ-стандарт, обязательный для соблюдения всеми сотрудниками.

ОТ 0 ДО 5 БАЛЛОВ. По всей видимости, сколько-нибудь оформленных правил персонального тайм-менеджмента сотрудников в компании нет. Целесообразно начать с проведения ТМ-обучения и формализации отдельных ТМ-инструментов в качестве общеобязательных и в дальнейшем увеличивать их число.

ТМ-культура

Время в стоимости компании

ОТНОШЕНИЕ КО ВРЕМЕНИ В КОМПАНИИ – обычаи, традиции, убеждения, неписаные нормы поведения, принятые в организации в области планирования времени, в том числе при взаимодействии людей.

УВАЖЕНИЕ КО ВРЕМЕНИ В КОМПАНИИ – наличие в корпоративной культуре убеждений, традиций и «обычаев делового оборота», способствующих бережному отношению ко времени друг друга.

КОРПОРАТИВНАЯ ТМ-КУЛЬТУРА – совокупность присутствующих в системе управления компанией и в корпоративной культуре инструментов, убеждений и традиций, позволяющая использовать время как измеримый управляемый ресурс.

В любой компании так или иначе существует сложившаяся культура отношения ко времени. Насколько допустимо опаздывать на работу и на совещания; что подразумевается под словом «срочно»; можно ли вызвать подчиненного словами «зайди ко мне» или принято заранее планировать встречу на точное время – все это элементы культуры отношения ко времени в компании.

Когда в организации реализуется программа обучения тайм-менеджменту, частью корпоративной культуры становятся уважение ко времени – общая убежденность в его ценности, а также некоторые принципы и традиции, помогающие экономить время коллег.

Высший пилотаж развития отношения ко времени в компании мы называем ТМ-культурой. Она подразумевает, что время в компании приравнивается к деньгам не на словах, как в поговорке «время – деньги», а в реальных управленческих механизмах. В первую очередь – в системе учета рабочего времени и его экономической оценки.