500 советов секретарю - Ольга Энговатова

Деловой этикет не рекомендует подчиненным преподносить подарки руководителю, за исключением знаменательных личных дат. Но есть и исключения из общего правила. Руководитель и секретарь в силу своих доверительных отношений могут обмениваться недорогостоящими сувенирами. Если руководителя и сотрудника связывает давняя личная дружба, то они по-дружески в неофициальной обстановке также могут обмениваться подарками.

В последнее время у российских фирм появилась традиция поздравлять своих клиентов. Это могут быть различные предновогодние акции, когда при покупке одного товара покупатель получает другой в подарок. Некоторые фирмы всем клиентам предлагают новогодние календари со своим логотипом. Американские маркетологи установили, что такие акции имеют большую экономическую выгоду, особенно если в качестве подарка предлагается предмет частого употребления, ассоциирующийся с деятельностью фирмы. Например, фирма, специализирующаяся на продаже садового инвентаря, в подарок покупателю может предложить садовую лейку.

Одним из правил делового этикета предписывается поддерживать постоянные отношения со всеми деловыми партнерами. Это подразумевает обязательное поздравление с праздниками. Здесь возможен обмен как поздравительными открытками, так и подарками. Если на фирме нет специальной протокольной службы, организация таких мероприятий возлагается на секретаря. Секретарь должен вести календарь торжественных дат, как государственных, так и личных для партнера. Кроме того, нужно стараться, чтобы не повторялись преподнесенные ранее подарки. Следует помнить, что мировая практика советует ограничить стоимость подарка до 20 долларов.

Несколько слов и об особенностях новогоднего застольного этикета. Независимо от того, говорим ли мы о корпоративной встрече или о домашнем празднике, при сервировке стола следует помнить о новогодней символике. Если для обычных торжественных застолий рекомендуется использовать белые скатерти, то для новогоднего стола вполне уместны красные или зеленые, а также скатерти, специально оформленные для этих праздников. При этом следует помнить, что посуда и остальные предметы сервировки должны гармонировать со скатертью. Вместо обычных букетов можно рекомендовать специальные новогодние композиции с хвойными ветками, куда, кстати, можно включить и живые цветы, не нарушая композиции. При сервировке стола не забудьте поставить бокалы для шампанского. Они могут быть широкими или узкими, тюльпанообразными. В широкие бокалы шампанское наливают, когда они стоят на столе, а узкие поднимают и наклоняют в сторону бутылки. Саму бутылку принято подавать в ведре со льдом.

На новогодний и рождественский стол обязательно ставят свечи. Они создают атмосферу неповторимого уюта. Цвет свеч должен соответствовать оформлению стола. Если вы не отказались от белой скатерти, лучше будут смотреться зеленые, белые и золотые свечи. Чтобы свечи хорошо держались в подсвечнике, их концы следует подержать в теплой воде и, после того как они станут мягкими, поместить в гнездо подсвечника.

Подарки иностранным гостям

Особенно внимательным следует быть при подготовке подарков для иностранных партнеров. Обратим внимание на то, что инициатором дарения становится принимающая сторона. Хорошими подарками в этом случае станут национальные художественные произведения, отечественные напитки, альбомы с национальными произведениями искусства. Популярны изделия художественных промыслов: хохлома, палехские шкатулки, жостовские подносы, гжельская керамика. А матрешки с балалайками уже приелись, их слишком много за рубежом.

При подготовке подарков зарубежным гостям следует учитывать национальную специфику.

В арабских странах существует настоящий культ подарков. Так как семья играет первостепенную роль в жизни арабов, следует привезти подарки для всех родственников арабского партнера. Наиболее приятными подарками считаются произведения искусства, авторские картины, чеканки. Не нужно обижаться, если подарок не будут распаковывать в вашем присутствии. Кстати, упаковке нужно уделить серьезное внимание. Для арабов оскорбительным считается сочетание белого и голубого цветов (цвета национального флага Израиля). Подарки надо преподносить, сопровождая приятными словами и краткими пожеланиями. Недопустимо протягивать подарок левой рукой. В мусульманских странах левая рука считается нечистой, и этим вы можете нанести оскорбление партнеру. Арабским партнерам не дарят спиртных напитков, даже если известно, что они их употребляют. Также неуместны будут подарки из свиной кожи. Для поддержания контактов с ними необходимо при всяком подходящем случае делать подарки не только самому коллеге, но и всем представленным вам членам его семьи.

При подготовке подарков для делегации из Японии, Кореи или Китая нужно учитывать существующие в них иерархические связи. Одинаковые подарки для руководителей и рядовых членов делегации будут для восточных представителей оскорбительными. В этом случае уместно будет подарить руководителю, например, авторскую картину, а его подчиненным – художественные альбомы. В Китае не принято дарить часы, так как на китайском языке их название созвучно со словом «похороны».

Чехи и финны предпочитают подарки практической направленности.

Дарить духи француженке считается дурным тоном. Янтарные же украшения скорее всего будут восприняты очень благосклонно.

Подводя итоги: дарение в современной деловой практике распространено повсеместно. Очень часто функцию подбора подарков возлагают на секретаря. Поэтому ему необходимо познакомиться с нормами делового этикета.

Глава 3. Деловая переписка

1. Делопроизводство

Исходным понятием делопроизводства является документ. Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства». Документ – это материальный объект с закрепленной в нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.

Важнейшей из функций документа является информационная. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.

Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документа.

Документ выполняет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (такая как договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т. д.).

Наконец, документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации.

Делопроизводством называют деятельность человека по разработке и оформлению документов, организации их движения, учета и хранения.

Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов, называется документированием. Вопросы движения и учета документов определяются понятием «документооборот». Деятельность по организации хранения документов относят к архивному делу.

Все документы, обращающиеся на предприятии, в организации, классифицируют но следующим признакам: видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации, месту составления, степени сложности, степени гласности (секретности), срокам исполнения, юридической силе, стадиям создания, происхождению, срокам хранения степени обязательности, степени унификации и характеру содержания.

По видам деятельности (или назначению) документы подразделяются на научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, распорядительные, учебно-методические, плановые, финансово-расчетные, отчетно-статистические, по торговле, ценообразованию, изобретениям и открытиям; социальному обеспечению, по личному составу и др.

По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты; протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные и объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, анкеты, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и т. п. и т. д.