Журнал PC Magazine/RE №11/2009 - PC Magazine/RE

Если говорить об идеальном решении, то система должна обладать встроенными инструментами для бизнес-анализа (BI, Business Intelligence). Современная отчетность – это не только привычные «прибыли и убытки», «движение денежных средств» и «баланс», но и другие инструменты для анализа и оптимизации бизнеса. Современная BI-система должна давать ответ на целый ряд важнейших вопросов, стоящих перед руководством компании. Вот лишь некоторые из них.

• Какова выручка компании, что представляет собой структура доходов по направлениям деятельности, по подразделениям фирмы, по клиентам, по товарным направлениям, по сделкам, по динамике и т. д.? Предположим, компания занимается поставками, монтажом и сервисом. По каждому из трех направлений планируется выручка на год вперед. А затем наблюдаем за фактическими показателями. Если сервис отстает, значит, необходимо принимать меры. Клиенты, приносящие наименьшую выручку, – это поле для деятельности по ее увеличению. Клиенты, приносящие максимум выручки, – это те клиенты, которых надо любить и чью лояльность всячески поддерживать. Если можно планировать выручку не только по всей компании, но и по ее подразделениям – значит, и анализ фактических показателей нужен в этом разрезе.

• Каковы затраты компании и какова их структура по статьям и подразделениям? Определяя бюджеты по статьям затрат и подразделениям, можно удержать затраты в заданных границах. Если, конечно, система позволяет это гибко контролировать, т. е. менять маршрут прохождения затрат в компании при превышении бюджета. Не забывайте, что затраты влияют на прибыль не меньше, чем выручка.

• BI-система должна позволять рассматривать показатели деятельности в различных разрезах с тем, чтобы проводить мероприятия по их оптимизации. Необходима возможность получить любой показатель в таких разрезах, как «клиент» («поставщик»), «товар», «сотрудник» («менеджер»), «отдел» (и «группа отделов»), «своя» организация, «проект». Это минимум. Плюс средства отслеживания динамики изменения показателей.

• Каков платежный баланс бизнеса? «Где деньги, Люся?» – иными словами. Руководство должно четко представлять финансовые потоки предприятия и понимать, насколько в компанию входит денег больше, чем из нее выходит. (Про «наоборот» говорить не хочется.) На такие вопросы однозначный ответ дает отчет о движении денежных средств (Cash&Flow). Но простой картины финансовых потоков недостаточно. Всегда хочется понять, какие подразделения принесли эти деньги, какие клиенты, по каким сделкам и т. д. И при этом необходимо иметь возможность все это делать непосредственно в отчете, только тогда видна ясная причинно-следственная связь. В то же время желание видеть платежный баланс в одном отчете автоматически накладывает на функциональность ERP-системы целый ряд требований по контролю движения денежных средств. Например, система должна позволять проводить огромное количество операций – от прихода денег по счету до банковских кредитов и налоговых компенсаций. В противном случае просто невозможно обеспечить в системе все финансовые операции и получить целостную картину. Так что система автоматизации должна позволять контролировать остатки в банке и кассе, т. е. плавно возникают требования по обеспечению финансовых транзакций.

ERP-система – это не только инструмент для автоматизации бизнеса, но средство для принятия решений.

• Каков баланс бизнеса? Руководству нужно однозначно знать дебиторскую и кредиторскую задолженность компании, причем отдельно по поставщикам и клиентам. Понимать, какие клиенты (поставщики) и в каких суммах ее сформировали, по каким сделкам, какие менеджеры в этом участвовали и т. д.

Для принятия правильных решений не помешало бы иметь не только финансовые показатели, но и количественные. Думается, что всем руководителям интересно знать, растет ли количество клиентов и новых проектов и как. Растет ли посещаемость сайта и как это стыкуется с объемом продаж. Как меняется количество сотрудников. Ну и масса других показателей.

Cash&Flow бизнеса

Обладая автоматизированными отчетами, легко держать бизнес в руках, имея возможность эффективно управлять им. Но при внешней простоте требований сегодня таких предприятий в России немного. Как правило, подобная отчетность формируется в лучшем случае полуручным методом, а часто ее нет и вовсе. Увы, но на практике бизнесом чаще управляют по принципу «буду закручивать, пока не лопнет».

Более чем уверен, что многие компании из тех, что максимально пострадали в нынешнем кризисе, даже не знали своего реального баланса. Если бы знали, не влезали бы в долговую яму. Пример из жизни: у нашей компании есть клиент, которого мы автоматизировали, когда кризис начинал шагать по стране. В результате автоматизации выяснилось, что в период благополучия (когда покупались машины и квартиры) у компании на самом деле не было денег, она являлась убыточной. Но это было далеко не очевидно из-за постоянных денежных инъекций со стороны банков. Теперь бизнес сжался в 10 раз, но не закрылся. Только благодаря тому, что руководство определенно понимает реальную картину происходящего и может принимать мгновенные решения по нормализации ситуации. Сегодня владелец компании ежедневно контролирует все показатели вплоть до чистой прибыли.

Сложности реального мира

Любая сделка – это довольно серьезный бизнес-процесс. Вот простой пример: «заказ клиента – коммерческое предложение – договор – счет клиенту – предоплата – заказ поставщику – счет поставщика – заявка на его оплату – платеж поставщику – накладная поставщика – приход товара – оформление доставки клиенту – отгрузка со склада – накладная, счет-фактура – закрытие сделки». И все эти процессы должны быть объединены в рамках какого-то проекта. (Заметьте, это еще без производства, а с ним все значительно усложняется.)

Идеальная ERP-система должна обеспечить автоматическое формирование бумажного отражения всех документов (если они требуются в процессе) без применения подручных средств. С последующим хранением копий этих документов (в отсканированном виде) в базе данных. Каждый документ сделки тоже может проходить определенный путь. Допустим, договор нужно оформить, подписать, получить подпись клиента. И всем должно быть ясно, на какой стадии договор находится в текущий момент, на какой стадии находится вся сделка в целом. Пользователь, заходя в систему, должен видеть, что в данный момент процесс находится, например, в стадии заказа поставщику. Посмотреть, как был оплачен счет, кто подписал договор с нашей стороны, когда и т. д. У какого поставщика заказан товар и когда ожидается его поступление. Масса вопросов по каждой сделке, отсутствие ответов на которые зачастую вызывает у руководства буквально истерику. Потому что каждый работает в каком-то своем «микрокосме», в своей частной системе (CRM, SCM, а то и просто Excel).

Современная ERP-система просто обязана обеспечивать прохождение всех бизнес-процессов, от получения заказа от клиента и до доставки груза. И не только обеспечивать, но делать эти процессы неразрывными и целостными. Это значит, что в любой момент должна быть возможность пройти по всему процессу от начала до конца. Да, это огромный функционал – но он не избыточен. Ведь именно так и обстоят дела в реальной жизни практически в каждой компании, где трудится хотя бы десяток человек.

Выбираем ERP-систему

Внедрение ERP-системы – не аморфный процесс, а совершенно конкретный и формализованный, с четко расписанным сценарием принятия решения.

Для успеха необходимо несколько ключевых слагаемых. Вот они:

• понимание заказчиком собственных потребностей;

• качественно разработанное техническое задание (если речь не идет о внедрении «коробочного» решения);

• воля руководства компании-заказчика;

• качественный, работающий продукт;

• профессиональный консультант со стороны исполнителя, который не даст проекту пойти по неверной дороге;

• отсутствие хаоса в бизнес-процессах предприятия.

По каждому из этих пунктов можно смело писать не только статью, но и диссертацию. Мы же остановимся на тезисах по выбору собственно продукта.

1. Не покупайте «кота в мешке». Производитель должен дать максимум информации о функциональных возможностях системы. Не просто в виде красочного буклета с восторженным описанием «мы можем это, вот это и еще много-много чего» или «если вы купите наш продукт, то дела пойдут, как на устремленном ввысь графике в нашем проспекте». Все функциональные возможности системы должны быть формально описаны и подкреплены инструкциями, где должно быть указано, как конкретно реализована та или иная подсистема, как решаются конкретные задачи.

2. Определитесь с потребностями. Недавно поинтересовался у одного из потенциальных клиентов задачами, которые он хотел бы решить. Ответ был гениален: «Хочу наладить управленческий учет». Определяйтесь конкретнее, расписывайте детально свои требования. (Пример таких требований можно увидеть во врезке «Примерный список требований к ERP-системе».)