Все начальники делают это. Пошаговое руководство по решению (почти) всех проблем менеджера - Брюс Тулган

Конечно, весьма заманчиво решить, что этот сотрудник просто ни на что не годен. Из-за постоянных просчетов и промахов может казаться, будто он от природы не наделен этой способностью или что у него совершенно нет необходимых базовых навыков. Что он ленив, невежественен, неорганизован или глуп, а то и все вместе. На этом основании вполне можно сделать вывод, что у человека имеется некий врожденный изъян, который не исправить никакому менеджеру. Зачастую этот вывод страшно далек от истины. Многие сотрудники ведут себя так только потому, что по какой-то причине им до сих пор никто не рассказал об основах тайм-менеджмента, самоорганизации и решения проблем. И если вы их этому научите, большинство из них наверняка перестанут вас огорчать и, скорее всего, будут вам очень и очень благодарны.

Когда я говорю об этом менеджерам, мне иногда отвечают: «Я, конечно, прошу прощения, но вообще-то это не моя работа – учить людей управлять собой. Они все взрослые. Приходя к нам, они должны знать, как это делается. А если не знают, их долг – научиться этому уже на работе». Согласитесь, вряд ли можно ожидать, что все нанятые нами сотрудники – мастера самоуправления. Поэтому люди, которые еще не достигли истинных высот в этом деле, нуждаются в руководящем участии, направлении и поддержке, нужно помочь им обучиться навыкам самоуправления уже в процессе работы. И это действительно чрезвычайно важно.

Выходит, у вас просто нет выбора. Ваша задача – сделать так, чтобы все подчиненные научились основам самоуправления и применяли их на практике. Первым делом нужно решить, какие принципы особенно важны на рабочем месте. Далее необходимо сделать соблюдение основ самоуправления обязательным требованием для всех сотрудников. Заявите это открыто и четко. А потом говорите об этом в ходе личных бесед с членами команды – по мере необходимости, конечно. Признавайте заслуги и вознаграждайте тех, кто добивается особого успеха на этом поприще. Учитесь у них, их передовые методики и уникальные приемы могут послужить отличным уроком для тех, у кого еще возникают трудности с самоуправлением. Что же касается сотрудников, для которых это, очевидно, особенно большая проблема, вы вполне можете помочь им исправить ситуацию, обеспечив доступ к некоторым базовым инструментам и методикам самоорганизации, управления временем и решения проблем.

Обучение эффективному самоуправлению – блестящий ход руководителя

Надо признать, привести пример организации, которая систематически обучает персонал принципам самоуправления и считает наличие этого навыка одним из важнейших компонентов корпоративной культуры, довольно трудно. Мне на ум приходит только одна – армия. На протяжении многих лет я имел честь выполнять разные задания для различных подразделений Вооруженных сил США. Однако большинство людей связывают четко регламентированный образ жизни военных исключительно со строгой субординацией и непреложными правилами. Солдаты просто выполняют приказы командиров. Разве можно считать это удачным примером обучения людей принципам самоуправления?

Всем известно, что армия США славится своей эффективностью обучения лидерству. Менее очевидной для многих остается вторая часть этого уравнения – готовность подчиняться. Прежде чем человек научится руководить и командовать, он должен научиться подчиняться: следовать строго регламентированному графику и процедурам, выполнять правила и приказы. Тот факт, что каждый, кто пришел служить, первым делом учится подчиняться, существенно упрощает задачу управления для военных командиров. А солдатам таким образом проще научиться тому, что надо делать, когда, где и как.

И еще кое-что, не слишком очевидное: самоуправление вовсе не означает «делайте, что хотите, когда, где и как хотите». Такой сценарий вообще не предусматривает никакого управления. Даже если человек исключительно самостоятельно решает, что, когда, где и как он будет делать, ему необходимо составить план и определить, какие процедуры будут для этого использоваться. Если сотрудник имеет четкий план и процедуры, выполнение задачи намного упрощается.

Конечно, в армии применяется чрезвычайно сложный, всеобъемлющий подход к обучению самоуправлению. Я не предлагаю вам указывать подчиненным, во сколько просыпаться и ложиться спать, как обращаться к коллегам или отдавать им честь. В большинстве компаний и организаций это было бы явным перебором. Сосредоточьтесь на основах.

Наше исследование в этой области показало, что существует четыре главных принципа, о соблюдении которых подчиненными мечтает практически каждый менеджер.

1. Тайм-менеджмент.

2. Межличностные коммуникации.

3. Организованность.

4. Основы решения проблем.

Но как обучить членов команды этим важным принципам, если им каждый день нужно выполнять огромный объем работы? Первым делом предельно четко определите стандарты эффективности, а потом, по мере надобности, работайте лично с каждым человеком во время регулярных встреч.

Наставничество в сфере тайм-менеджмента не означает, что вы постоянно напоминаете сотрудникам, в какое время приходить на работу, когда делать перерывы и уходить домой. Тайм-менеджмент подразумевает планирование и оптимизацию собственного времени, гарантирующие рациональное и эффективное использование времени других людей. И тут вас ждет отличная награда: оказывается, если обучить сотрудников по-настоящему эффективно управлять своим временем, они обычно получают значительно больше контроля над собственным рабочим графиком. А уж гибкий график современные работники ценят чуть ли не превыше всего.

Наставничество в сфере межличностных коммуникаций не означает на каждом шагу рассказывать сотрудникам, что стоит говорить, а чего не стоит. Возможно, вам придется обучать людей некоторым довольно старомодным правилам и даже хорошим манерам – например, отдавать предпочтение личному общению, а не техническим средствам связи; разговаривая, смотреть собеседнику в глаза и тому подобное. Если вы регулярно, на протяжении нескольких недель проводите индивидуальные беседы с подчиненным, структура диалога сама по себе помогает переобучить его и выработать у него более профессиональные привычки и навыки профессионального общения.

Наставничество с целью выработки организационных навыков не означает, что вы говорите своим сотрудникам, как, где и когда решать каждую задачу, выполнять каждое дело и реализовывать каждый проект. Высокая организованность предполагает правильное использование эффективных способов, позволяющих отслеживать соблюдение принципов, спецификаций, ожиданий, сроков и измеримых конкретных действий на каждом этапе. Тут людей ждет еще одна награда: оказывается, если умеешь эффективно применять средства, помогающие оставаться организованным, то, как правило, наслаждаешься большей свободой при выборе способа выполнения своей работы.

Наставничество в области решения проблем не означает, что вы должны предвидеть все сложности, с которыми может столкнуться каждый подчиненный, и загодя дать ему четкие распоряжения по всем возможным сценариям. Но у вас непременно должен быть наготове ряд рекомендаций по решению регулярно возникающих проблем. И очередной бонус: если люди отлично обучены использовать заранее разработанные методы для решения повторяющихся проблем, они, как правило, умеют экстраполировать эти решения и на другие трудности, а также способны импровизировать, когда сталкиваются с непредвиденными проблемами.

Вы действительно можете обучить подчиненных принципам самоуправления, и это приносит отличные плоды. Нужно только включить такую задачу в структуру своего регулярного, постоянного, сильного и заинтересованного лидерства. Сосредоточьтесь на основах. Как в случае с любыми другими аспектами эффективности, сделайте самоуправление неотъемлемой частью общения с сотрудниками и говорите на эту тему во время регулярных личных бесед. Обучайте базовым принципам и требуйте их соблюдения. Оценивайте результаты. Вознаграждайте за достижения на этом пути. Привлекайте к ответственности за несоблюдение основ.

Поверьте, большинство подчиненных очень сильно выиграют благодаря вашим инвестициям в их обучение основам самоуправления и будут за это благодарны. Вряд ли всем вашим сотрудникам повезет всю жизнь работать под вашим началом. Но если вам удалось обучить их принципам самоуправления, считайте, что вы вложили в их руки навыки, которые сделают их более ценными на любом рабочем месте, где они окажутся, независимо от того, чем конкретно там будут заниматься. Эти навыки никогда не устареют.