Как управлять проектами - Сергей Потапов

Составление нового плана на основе предыдущего отвергается по причине динамики внешних обстоятельств, появления новой цели. При этом подходе отдельно составляются бюджеты для разных уровней деятельности, после чего составляется общий план по принципу «от минимального уровня».

...

Использование бюджетирования с нулевого базиса позволяет определить взаимосвязь между уровнями, ресурсами, затратами.

ВЫБОР ОПТИМАЛЬНОГО ТИПА БЮДЖЕТА

Различают 3 главных бюджета, которые поступают на утверждение менеджерам высшего звена, после чего утверждаются либо отправляются на доработку:

• бюджет на основе отчета о движении денежных средств;

• бюджет на основе баланса;

• бюджет на основе отчета о прибылях и убытках.

В зависимости от обстоятельств руководители компании должны выбрать наиболее оптимальный тип бюджетного плана.

...

Опытный планировщик подготовит сценарий и на реализацию незапланированных излишков.

...

Все три главных бюджета утверждаются советом директоров.

Бюджет на основе отчета о движении денежных средств

Данный бюджет распределяет поток денежных средств по небольшим временным периодам.

Главное назначение бюджета на основе отчета о движении денежных средств – регулирование материальных средств таким образом, чтобы не возникало их дефицита, а излишки работали на увеличение прибыли. Важно не только грамотно распределить средства, но и подготовить план реагирования на случай возникновения неблагоприятной ситуации (например, договориться о финансовых займах).

Бюджет на основе баланса

Бухгалтерский баланс является одной из форм бухгалтерской отчетности и демонстрирует финансовое положение организации на определенную дату. Обычно он оформляется в виде таблицы, состоящей из двух частей: левой (активы) и правой (пассивы), данные которых должны быть равны. Показатели баланса характеризуют состав, размещение, источник и назначение денежных средств на определенную дату. Данный тип бюджета ставит своей целью прогноз окончательного баланса на конец конкретного временного периода.

Бюджет на основе отчета о прибылях и убытках

Данный бюджет документально фиксирует затраты и ожидаемые доходы, что помогает увидеть масштаб возможной прибыли. В главу «Затраты» могут войти расходы на оплату труда, закупки материалов, развитие маркетинга, рекламу, расширение рынков сбыта, увеличение производственных мощностей, социальные потребности персонала, капитальные вложения и пр. Сложение всех этих затрат и вычитание их из суммы доходов показывают планируемый уровень прибыли.

...

Бюджет на основе отчета о прибыли И убытках позволяет также спрогнозировать уровень убытков. Подобный прогноз помогает вовремя принять меры по предупреждению этой проблемы или ослабления ее последствий.

ПОДВЕДЕНИЕ ИТОГОВ ПРОЕКТА

Подведение итогов проекта позволяет учесть достоинства и недостатки бюджетных систем, определяет выбор наиболее оптимальной из них. Эффективность бюджетной системы вычисляется с помощью показателей прибыльности.

...

Помните

Бюджет должен определять достижимые цели. Если цель будет нереальна либо слишком занижена, исчезнет мотивация персонала, напрасно будут потрачены время И средства.

Достижение целей

Достижимость цели определяется не только четким следованием бюджетному плану, но и умением вносить в план коррективы, просчитывать вероятные неблагоприятные ситуации, моделировать план их разрешения.

Важно установить и четкие критерии измерения достижения цели. Таковыми критериями в зависимости от приоритетов компании могут являться эффективность, экономичность, результативность и разумное соотношение между ними.

Показатели прибыльности

Основными показателями прибыльности являются операционный коэффициент, коэффициент эффективности использования активов, коэффициент рентабельности.

Все эти показатели демонстрируют степень прибыльности деятельности данной организации.

Операционный коэффициент является показателем операционной деятельности фирмы и определяет отдачу от использованного капитала.

Коэффициент эффективности использования активов демонстрирует скорость оборачиваемости финансов в операционной деятельности.

Коэффициент рентабельности является индикатором определения результативности работы, показывает уровень операционной прибыли в зависимости от выручки.

Пирамида показателей

Экономические показатели финансовых результатов деятельности организации образуют пирамиду, вершину которой составляют операционная прибыль, эффективность использования активов, рентабельность оборота. Эти 3 показателя связаны между собой, каждый из них может являться основой достижения положительного результата.

Анализ показателей дает понятие об эффективности работы руководителей проекта и помогает избежать ошибок в будущем.

...

В зависимости от потребностей пирамида может совершать дополнительные уровни.

ПРАКТИКА

Пример 1

ДИАГРАММА ГАНТА

Менеджер фирмы «Гамма» назначен ответственным за выполнение работ по ремонту помещения парикмахерского салона. Начать работу над проектом планируется не раньше начала февраля, закончить в первой декаде апреля. Для профилактики рисков срыва этапов проекта менеджер решил спланировать проект с помощью диаграммы Ганта.

Задание. Распланировать и оформить в форме диаграммы Ганта работу по ремонту помещения парикмахерского салона, определить сроки начала и окончания работ.

Основные этапы проекта:

• косметический ремон фасада (2 недели);

• закупка стройматериалов и оборудования (1 неделя);

• разработка дизайнерского проекта (1 неделя);

• составление сметы расходов, корректировка сметы (1 неделя);

• внутренние ремонтные работы (3 недели);

• монтажные, технологические работы, перепланировка (2 недели).

Пример 2

ОБРАЗЕЦ ЗАПОЛНЕНИЯ СПЕЦИФИКАЦИИ ПРОЕКТА

Новый владелец интернет-салона поручил команде модернизировать помещение и оснащение, не прибегая к капитальным материальным затратам.

Команда решила, что для придания салону нового имиджа достаточно будет поменять некоторые составляющие внешнего оснащения компьютеров (манипуляторы) и провести косметический ремонт самого помещения. Специалист команды предоставил руководителю спецификацию проекта.

Спецификация проекта

Спецификация работ (ремонт стен)

Спецификация оборудования (беспроводной мыши)

Спецификация оборудования (беспроводная клавиатура)

Пример 3

СЛОВАРЬ ТЕРМИНОВ

Адекватность – степень соответствия одного образа, предмета, явления, процесса другому.

Альтернатива – необходимость выбора одной из двух или более возможностей.

Алгоритм – заданная последовательность действий, приводящая к поставленной цели.

Ассоциативная связь – последовательные цепочки признаков данных.

Бойкотирование (проекта, реорганизации) – система борьбы, которая подразумевает полный отказ от любых поддерживающих проект или реорганизацию действий.

Бюджет – это документ, соединяющий в себе планирование и финансовый аспект. Он фиксирует данные об ожидаемых доходах и расходах организации на определенный отрезок времени, позволяет контролировать оборот материальных средств, организовывает процесс их рационального использования, учитывает риски и экономические кризисы.

Бюджетирование – планирование финансовой деятельности компании, основанное на бюджетах.

Бюджетный дефицит – сумма превышения расходов над доходами.

Вердикт – приговор, «последнее слово» по какому-либо вопросу, высказанное компетентным лицом.

Гармония – сочетание внутренних и внешних качеств, образующее безупречный и совершенный продукт, образ, состояние.

График – графическое изображение зависимости, характеризующее изменения свойств, действий, явлений.

Дефицит – превышение спроса над предложением.