Включите сердце и мозги - Дария Бикбаева

Команда мечты

Команда — это люди, результат работы которых и есть ваш результат. Как создать такую команду? Где найти нужных людей? Что сделать, чтобы сотрудники не сбегали в другие компании?

Письма с такими вопросами я получаю ежедневно. Прежде чем ответить, я хочу вернуться к тому моменту, когда я сама только начала свой бизнес по организации праздников.

Как я уже рассказывала, первый свой заказ — организацию 10-летнего юбилея крупнейшего в Татарстане банка «Ак Барс банк» — я не только получила исключительно благодаря своей уверенности и, если хотите, напору, но и реализовала сама, без каких-либо помощников, ассистентов и менеджеров. Еще только собираясь на встречу с руководством банка, я внутренне настроилась на то, что смогу провести праздник лучше других. Видимо, моя уверенность передалась клиенту, и мне заказали проведение этого мероприятия: ВИП-прием на 400 человек плюс корпоративный праздник для сотрудников на 1000 человек. Не вдаваясь в подробности, скажу, что праздник прошел отлично. Наше сотрудничество с «Ак Барс банком» успешно развивалось долгое время.

Еще одним «приобретением» в этой истории для меня стала возможность полностью самостоятельно пройти весь процесс от «А» до «Я», прочувствовать все его тонкости и слабые места. Я поняла, что могу делать такие вещи, что ничего невозможного в этом нет даже для одного человека. Но иметь команду все же не помешает. Хотя бы уже потому, что помощникам можно делегировать многие организационные моменты, которые не требуют моего участия: составление списков, встреча артистов, запуск фонограмм, контроль звука, света, декораций и т. д. Я начала с того, что стала нанимать исполнителей на проекты, потом у меня появилась первая помощница и так шаг за шагом выросли несколько бизнесов.

Первым шагом на пути создания вашей команды должен стать подбор помощников для решения задач, на которые вы не имеете права тратить свое время. Определить такие дела довольно просто — если в вашем списке дел есть функции, которые вы выполняете уже «на автомате», значит, эти функции пора делегировать.

Правильно распределять обязанности и нагрузку в вопросах делегирования вам поможет список, куда вы будете вносить дела и задачи, которые больше не хотите делать: «Не хочу вести социальные сети», «Не хочу тратить время на очередь в ОВИРе». Внесите в него вопросы, которые вы либо не можете делать, поскольку не хватает знаний, либо уже не хотите, потому что эти задачи мешают вам двигаться дальше.

Выписывайте такие дела на листочек или в заметках на электронном устройстве. Через неделю-две у вас накопится целый список. Задайте себе вопрос: «Точно ли я должен это делать?» Задайте его не один раз, потому что с первого раза ответ будет однозначный — никто кроме вас с делом не справится! Но через некоторое время приходит нужный ответ и находится нужный человек.

Если список получается огромным, скорее всего, в него вошли как домашние дела, так и рабочие, например, обновить информацию на сайте, купить продукты в магазине, забрать и отвезти детей в школу и т. д. В этом случае распределите задачи по группам (бытовые дела, финансы, поездки) — так будет проще найти помощников.

После того как вы определитесь с количеством задач, к решению которых планируете привлечь дополнительную рабочую силу, и поймете, какие именно сотрудники вам нужны, проанализируйте, с какой частотой вам приходится заниматься этими задачами — каждый день, раз в неделю, раз в месяц? Одна из моих студенток не может себе позволить постоянного сотрудника с большим окладом. Но это вовсе не мешает ей иметь помощников. Изучив свой список дел на делегирование, она выяснила, что основную его часть составляют дела, которые требуют внимания один раз в неделю, а затем нашла человека, который охотно занимается всеми ими в свой выходной в качестве дополнительного заработка. Так моя слушательница перестала делать дела, имеющие для нее низкую ценность, освободила четыре дня в месяц для решения более важных дел и помогла человеку.

Если вы хотите построить большой бизнес, то самый первый сотрудник, которого нужно взять на работу, — это личный помощник. В идеале этот человек должен быть многофункциональным, то есть с легкостью заменять вас везде, где ваше присутствие необязательно постоянно или необязательно вообще — сбор документов, ожидание в очередях, организация поездок и прочая рутина.

А вот когда личный помощник найден и процесс «притирки» успешно завершен, можно озаботиться подбором непосредственно руководителей проектов. Первую такую сотрудницу я взяла по рекомендации. На все встречи и переговоры моя юная коллега ездила со мной. Мне очень хотелось, чтобы она видела, как я общаюсь с клиентами, как отвечаю на звонки и на письма. Нужный результат был достигнут. Из новичка, делающего первые робкие шаги, она выросла в хорошего руководителя и заменила меня во многих проектах.

Сегодня я уже действую по-другому. Времени на обучение у нас практически нет, поэтому с каждым новым сотрудником мы, прежде всего, договариваемся о взаимном испытательном сроке. Для меня как для руководителя это месяц пристального наблюдения. Я даю множество заданий в самых разных направлениях нашей дея­тельности и смотрю, с каким отношением приступает к ним мой будущий сотрудник. Признаюсь, в профессии организатора самое важное на начальном этапе — не уровень профессионализма (этому мы научим), а желание человека искать и находить решения, умение генерировать идеи и защищать их.

Как-то одной из своих сотрудниц по имени Тамара на испытательном сроке я поставила задачу развесить по городу 300 скворечников с названием нашей компании. При этом не выделила ей на эту акцию ни копейки. Тамара нашла отличный выход: договорилась со школами, и те провели акцию, развесив скворечники. Нужно ли говорить о том, что человек с такими организаторскими способностями был принят в штат?

Как найти и выбрать нужного сотрудника?

Семь шагов успешного найма:

Прежде чем начать искать, нужно понять, кто вам нужен. Поэтому, как только назрела необходимость в новом сотруднике или фрилансере, первым делом нужно описать «специалиста своей мечты». Будьте смелы в описании, не бойтесь мечтать о самом лучшем, опишите человеческие качества, навыки, место жительства, возможность работать 24 часа в сутки за идею, знание языков. Поверьте, что даже если вы на 100% уверены, что такого человека не существует, достаточно велик шанс, что вы все-таки его найдете.

Разместите на всех своих онлайн-ресурсах вакансию с названием профессии и более коротким описанием ваших желаний. Опишите, почему именно работа с вами является для претендентов выгодным и уникальным предложением.

Попросите друзей сделать репост этого объявления.

Найдите интернет-ресурсы, форумы, которые помогут вам еще больше рассказать о вашей «вакансии мечты».

Будьте готовы к тому, что вам напишет достаточно много претендентов. Ваша подготовка заключается в том, чтобы заранее составить тестовое задание, которое вы автоматически будете отправлять на пришедший вам запрос. При постановке задания не забудьте обозначить дедлайн, иначе вы имеете все шансы ждать его выполнения довольно долгое время. Статистика ответов на тестовые задания очень печальная: из 100 желающих только 10 принимаются за выполнение. Зато так вы обезопасите себя от лишних встреч с людьми, которые только говорят, но ничего не делают.

Всем, кто достойно прошел тестовый этап, — смело назначайте встречу.

Проведите беседу в дружеской атмосфере. Задайте вопросы из анкеты для сотрудников (см. ниже). Один из самых важных вопросов этой анкеты — «Три лучших проекта/продукта, которые вы создали за свою жизнь». Именно на этом вопросе творческие люди чаще всего раскрываются, у них загораются глаза. И вы можете найти такой талант, который не имел шансов попасть в стандартное резюме о приеме на работу.

Мой жизненный опыт показывает, что плохо выполненная задача — это прежде всего плохо поставленная задача. Поэтому на любом этапе взаимодействия с сотрудниками, фрилансерами или партнерами очень важно уметь делать это грамотно.

Семь шагов успешного делегирования

Ставьте задачу в письменной форме.

Договоритесь о понимании результата, который вы хотите получить.

Расскажите о своих ошибках — это поможет сотруднику не наступить на те же грабли.

Договоритесь о сроках, стандартах, критериях исполнения и промежуточных сроках контроля.

Не давайте пошаговых инструкций — только задачи, иначе вам придется это делать постоянно.

Укажите ресурсы, которые есть в распоряжении сотрудника.

Проговорите положительные и отрицательные последствия.

Как удержать хорошего сотрудника?

В своих компаниях я часто провожу анкетирование. В анкете есть такие вопросы, как: что тебе нравится в твоей работе, чем бы ты не хотел заниматься? Какой прожиточный минимум ты определяешь и какая у тебя желаемая зарплата? Опиши круг вопросов, которые ты решаешь. Чем бы еще хотел заниматься? Что не хватает для эффективной работы? Какие у тебя мечты, планы, желания? И это лишь часть вопросов.