500 советов секретарю - Ольга Энговатова

Секретарь может подсказать руководителю саму идею праздника и стать ключевой фигурой его подготовки. Поводом для праздника могут быть и общие календарные праздники (Новый год, Рождество, 8 Марта и др.), и свои корпоративные праздники (юбилей фирмы, дни рождения сотрудников). Можно устроить праздник в честь успешно проведенной сделки.

Секретарь чаще общается с коллегами и может выяснить их мнения и предложения. Для проведения праздника подойдет любое просторное помещение вашего офиса. Для придания помещению праздничного вида можно использовать световые гирлянды, свечи, воздушные шарики, цветы. Среди коллег наверняка найдутся свои артисты. Кто-то играет на гитаре или синтезаторе, у кого-то хороший голос, а кто-то мастерски декламирует стихи или просто рассказывает анекдоты. Может быть, найдутся и свои сочинители. Веселые сценки «из рабочей жизни» наверняка понравятся всем и будут лучше, чем выступления профессиональных актеров. Безусловно, многим нравится просто танцевать и общаться. Так что программу праздника можно составлять исходя из возможностей своего коллектива. Нужно только уметь найти таланты среди своих коллег и помочь им раскрыть их в непривычной рабочей обстановке. Вполне возможно, что у кого-то из сотрудников обнаружится и организаторский талант или есть опыт проведения подобных мероприятий. Такие люди будут очень полезны вам при подготовке праздника.

Вполне возможно, что не все сотрудники сразу будут выступать с какими-то «номерами». Но наверняка найдутся более раскованные люди, которые не стесняются выступать на публике. А через некоторое время к ним присоединятся и более «зажатые», скромные коллеги.

Не обязательно тратить много денег и на угощение. Подойдет фуршет с шампанским и легкими закусками (бутербродами, фруктами, пирожными, конфетами). Главное – это не обильное угощение, а дружеское неформальное общение. На подобных мероприятиях люди, как правило, чувствуют себя свободнее, легче устанавливают контакты, лучше узнают друг друга. При этом очень часто сотрудники во время праздников возвращаются к рабочим вопросам. В обсуждении сотрудников разных подразделений могут родиться новые проекты, могут быть найдены интересные подходы к решению разрабатываемых проектов. И главное, создается ощущение единого коллектива, занятого общими проблемами. Результаты работы в фирмах, в которых проводятся подобные мероприятия, как правило, намного выше. Неплохим дополнением могут послужить праздники для детей сотрудников. Чаще всего устраивают детский новогодний праздник с елкой и Дедом Морозом. Такие праздники способствуют превращению рабочего коллектива в единую семью и создают благоприятный климат в коллективе.

СОВЕТ. Вкладывайте душу в работу. Помимо выполнения своих профессиональных обязанностей, стремитесь каждый день вносить хотя бы маленький вклад в укрепление контактов между сотрудниками, в улучшение взаимоотношений между людьми, бороться за культуру поведения, добрые отношения в коллективе.

Подводя итоги: секретарь в структуре управления занимает очень важное место. Он является лицом фирмы. Эту главу мы посвятили рассмотрению требований, предъявляемых к секретарю, полномочий секретаря, взаимоотношений секретаря с окружающими его людьми. В следующей главе мы рассмотрим технологию поведения секретаря в тех или иных деловых ситуациях.

Глава 2. Технология и этикет деловых ситуаций

Секретарь – это человек передней линии огня, и во многих ситуациях, то, как он представляет фирму, гораздо важнее, многолетней деятельности многих других сотрудников офиса.

1. Представление и знакомство в процессе делового общения

В жизни постоянно возникают ситуации, в которых необходимо представить одного человека другому или другим. В деловом общении, которое требует установления контактов – очных, заочных, по телефону, – потребность в грамотном представление является одной из самых актуальных. Деловое общение по своей сущности не должно быть анонимным. Это могут быть ситуации в вашем офисе, на конференциях, совещаниях, выставках, на официальных приемах. Нужная встреча может произойти на улице или во время деловой поездки, при разговорах по телефону, с людьми, проживающими в другом городе, стране. Процедура знакомства – это сфера этикета, она регламентируется общепринятыми правилами.

Для начала партнеры по общению должны назвать друг другу свои имена.

В деловом, официальном общении при представлении необходимо обозначить статус партнеров. Для характеристики делового статуса человека называют либо его профессию (например, архитектор, учитель, артист и т. п.), либо занимаемую должность и место работы.

Если в процедуре официального знакомства принимают участие лица, избранные в законодательные органы, ученые, военные, деятели культуры, то называют их парламентские, ученые, воинские, почетные и тому подобные звания. В торжественных случаях, представляя присутствующим заслуженных людей, особенно ветеранов, можно указать на их награды и отличия. Психологи, специалисты по этике общения настаивают на том, чтобы люди выбирали такие формы представления, которые бы возвышали человека как в глазах окружающих, так и в его собственных глазах.

Процесс знакомства бывает двух видов:

1) через посредника, что в гражданском, светском этикете всегда считалось наиболее благоприятной формой. Посредник – третье лицо, официальное или хорошо известное обеим сторонам, – берет на себя функции представления незнакомых людей друг другу;

2) знакомство без посредника, когда партнеры называют свои данные сами.

В первом варианте важно не допустить ошибки, избирая посредника, так как в деловом мире имеет большое значение, кто вас представляет, и желательно, чтобы этот человек был значимой и авторитетной личностью. Во втором случае необходимо осознать уместность и целесообразность своего решения представиться самому, важно проявить такт, понимание обстановки и скромность, для того чтобы не быть навязчивым и выглядеть достойно.

Секретарю полезно владеть обеими процедурами. У него постоянно возникают непосредственные очные, телефонные контакты с незнакомыми людьми, когда нужно обеим сторонам проинформировать о себе. И в то же время секретарю регулярно приходится выступать в роли посредника – при знакомстве в офисе коллег или партнеров, при докладе о посетителе, абоненте своему начальнику.

Секретарь-профессионал должен учесть уровень общения, официальность контакта, статус, престиж, демографические признаки партнеров, их коммуникативную компетентность, а также сопоставить ролевые признаки свои и того, кого или кому нужно представить себя или третье лицо. Обычно секретарь не выходит из своей роли и просто называет собеседников, посетителя, тогда как представитель отдела управления персоналом, например, в соответствии со своими функциями может присовокупить какую-либо характеристику представляемого.

Существует особый порядок, определяющий первоочередность представления, при котором следует учитывать пол, возраст, статус, престиж и авторитет. Младшего по возрасту представляют старшему; низшего по статусу – тому, кто занимает более высокое положение; подчиненного, претендента на вакансию всегда представляют руководителю. Однако нужно помнить, что в бизнес-этикете наиболее старший по рангу не является более значимым, чем клиент. Менее известного всегда представляют более известному; менее знакомого – человеку, которого знаете лучше; всех знакомых и друзей – своим родителям, а не наоборот. Мужчину всегда представляют женщине, обращаясь к ней за разрешением о знакомстве. Исключение составляют ситуации, когда мужчина является человеком очень высокого должностного ранга, находится при исполнении обязанностей, очень известный. По деловому этикету сотрудницу всегда представляют начальнику, претендентку на работу в учреждении – работодателю. Следует отметить также, что женщина, которая утверждает себя в деловом сообществе, может в актуальной ситуации первой отрекомендоваться мужчине, в установлении деловых контактов с которым она заинтересована. Первой представиться мужчине женщина может также при исполнении служебных обязанностей.

Если представляют замужнюю женщину, положение и авторитет мужа которой очень высок в данной среде, называют ее имя, отчество, фамилию, подчеркивая при этом, что она является супругой такого-то. Если наоборот, представляют мужа известной женщины, женщины-руководителя, то его называют, указывая профессию или служебное положение (что наиболее возвышает его в глазах присутствующих), но не добавляют, что такая-то является его женой. Ни одному достойному мужчине не понравится статус «мужа такой-то».