Магия тайм-менеджмента. Как все успевать и жить в свое удовольствие - Ли Кокерелл

Но хочу вас обрадовать: я видел множество людей, которые научились применять эти навыки, и был свидетелем, как они начинали процветать по мере того, как совершенствовалась их способность управлять жизнью. Вы тоже можете этого добиться. Это не так уж и сложно, вам нужно только научиться самодисциплине. Не откладывайте на завтра, начинайте уже сегодня.

Вот и все!

Далее мы поговорим о том, как важно не откладывать решение проблем. Кроме этого мы побеседуем и о других занимательных вещах, связанных с управлением временем и жизнью. Некоторые из них по-настоящему удивят вас! (См. «Календарь управления временем» на следующей странице.)

Глава пятая

Мамино мнение об откладывании дел в долгий ящик, или убери свою комнату!

Год спустя вы поймете, что должны были начать уже сегодня.

Карен Лэмб

Когда я был ребенком, моя мама часто использовала одно выражение, обращаясь ко мне и моему брату. Я помню, как она говорила: «Не откладывай в долгий ящик и убери свою комнату!» Или: «Не откладывай домашнюю работу в долгий ящик. Сделай ее прямо сейчас!», «Опять откладываешь в долгий ящик? Постриги лужайку!». Значение этого выражения мне было известно, но я до конца не понимал его. Только когда я стал значительно старше, я задумался об истинном смысле этих слов.

Я помню, как я отвечал маме, что я не откладываю дела в долгий ящик. Я говорил что-то вроде: «Я сделаю это потом», «Я забыл. Сейчас сделаю», «У меня не хватило времени». Самые обычные отговорки, которые используют все. Мне кажется, что тогда я считал манеру все откладывать на потом чертой характера, которую уже никак нельзя было исправить.

Позже, когда в 1980 году я стал посещать курсы по управлению временем, я обнаружил, что это совсем не так! Я понял, что в бизнесе такая манера поведения может разрушить карьеру и поставить крест на амбициях. Мне стало очевидно, что если начальник или коллеги считают вас волокитчиком, то это серьезно повредит вашему продвижению по служебной лестнице. Если за вами закрепилась подобная слава, это практически то же самое, как если бы вас считали мошенником или вором. Поэтому я начал упорно работать над созданием репутации человека, неспособного на проволочки и халатность. Я хотел, чтобы меня считали энергичным и заслуживающим доверия работником как мои коллеги, так и руководство.

Вот что я сделал для этого и настоятельно советую вам последовать моему примеру.

1. Распланируйте приоритеты в вашей жизни, запишите их в ежедневник, строго придерживайтесь намеченных целей.

2. Каждое утро составляйте список дел на день, располагайте их в соответствии с приоритетностью.

3. Каждый день, составляя график, думайте о ваших долгосрочных планах. Чтобы они осуществились, принимайтесь за них прямо сегодня же.

4. Держите список важных дел всегда перед собой на столе, чтобы он напоминал вам о необходимости выполнить эти задачи несмотря ни на что.

5. Если вы должны осуществить действительно крупный проект, разделите его на небольшие задачи и решайте их по очереди. Обращайтесь за помощью к экспертам.

6. Оставляйте место в ежедневнике для непредвиденных задержек и для дел, которые могут возникнуть в последнюю минуту. Не перегружайте ваш график.

7. Начинайте с тех вещей, которые вам не нравятся или ненавистны, тогда вам не придется весь день думать о них.

8. Разработайте и применяйте ясную административную систему, которая позволит вам легко находить нужные документы, информацию, телефонные номера и адреса.

9. Чтобы продуктивно и эффективно использовать время, вы должны разбираться в новейших технологиях. Большинство людей не используют их в полной мере.

10. Выполняйте все задания вовремя. Кроме того, всегда оговаривайте конечный срок исполнения работы – в том случае, если вы даете распоряжение вашим подчиненным и если, наоборот, получаете задание от вашего босса, партнера, супруга или супруги. «5 июня в 17:00» – конечный срок. «Как можно скорее», «Когда будет время» – неправильные варианты.

11. Выберите наиболее подходящее время в течение дня, когда вам удобнее выполнить задание. Для меня, как и для большинства руководителей, таковым является утро. С моей точки зрения, 6:15 – самый оптимальный вариант.

12. Научитесь приступать к проекту как можно раньше, в таком случае у вас будет достаточно времени, чтобы закончить его в срок или, при необходимости, доработать.

13. И главное, научитесь передавать полномочия и доверять коллегам. Обращайтесь к экспертам для решения тех вопросов, в которых вы сами не являетесь профессионалом.

Как перестать терять время

Бесспорно, сегодня в нашей жизни присутствуют многие вещи, на которые мы попусту тратим время. Я советую вам в тот момент, когда вы будете утром планировать предстоящий день, подумать еще вот о чем.

Задайте себе эти вопросы:

На что я трачу время впустую?

Что я могу сделать, чтобы избежать этого?

Какие вопросы в моей профессиональной и личной жизни, имеющие большее значение, я могу решить за счет этого времени?

Беру ли я обязанности, которые отнимают у меня слишком много времени, на себя добровольно или их навязывают мне другие люди?

Несколько примеров тех вещей, на которые мы теряем время по собственной вине

1. Спим слишком долго и не отводим утром время на планирование предстоящего дня. В течение своей карьеры я мог убедиться в том, что все самые успешные люди на Земле встают очень рано.

2. Отсутствие самодисциплины, см. пункт 1.

3. Берем на себя слишком много обязательств. Вы должны знать, когда говорить «да», а когда надо сказать «нет».

4. Не распределяем полномочия или делаем это неправильно, не можем четко поставить цели и не оговариваем конечные сроки.

5. Не обращаем внимания или плохо слушаем, поэтому упускаем из виду суть вопроса. Заняты своими мыслями, что ведет к потере времени. Физически мы здесь, но мысленно находимся совсем в другом месте. Присцилла меня часто спрашивает: «Ли, ты слушаешь меня?» Нередко мне приходилось признавать, что я и правда был невнимателен.

6. Не оцениваем реалистично сроки выполнения проекта. Начинайте работу как можно раньше. В том случае, если вы ошиблись в расчетах, у вас все равно хватит времени, чтобы выполнить ее качественно.

7. Не предвидим сложности, которые могут возникнуть, поэтому не планируем способы их решения. Хотя было бы целесообразнее позаботиться о том, чтобы этих проблем избежать.

8. Живем слишком далеко от работы.

9. Терпим и даже поощряем сотрудников, которые постоянно опаздывают.

Прекрасные примеры того, как мы теряем время по вине других

1. Отсутствие стратегии и операционных указаний.

2. Плохо организованные встречи и собрания, которые длятся слишком долго.

3. Отсутствие авторитетного руководства.

4. Отсутствие обратной связи по итогам выполнения работы.

5. Нечеткое описание должностных обязанностей.

6. Плохое взаимодействие внутри коллектива.

7. Ожидание решения, выносимого другими сотрудниками.

8. Отсутствие четкой формулировки проблем.

9. Нехватка персонала.

10. Изменение приоритетов.

Попробуйте назвать от 5 до 10 причин, по которым вы теряете время. Как вы можете избежать таких потерь, если полностью сконцентрируетесь на этой проблеме? Поняв это, сосредоточьтесь и решите вопрос! И прокричите громко: «Конец волоките!» Как мы с вами уже знаем, вы единственный человек, который способен контролировать все события в вашей жизни.

Я могу привести один пример того, как множество людей откладывали дела в долгий ящик. В то время я работал в Disney. Сотрудники проходили обучение в рамках проекта Tomorrowland. Занятия следовало четко планировать и начинать рано утром, чтобы у работников была возможность сделать перерыв, иначе они могли бы с легкостью отлынивать от обучения. Около 92 процентов нашей команды закончили тренинг вовремя. Но готов поспорить, что в их графиках было большое количество сиюминутных НЕОТЛОЖНЫХ дел прежде, чем они с ним справились. 8 процентов не дошли до финишной прямой. Цифра может показаться вам незначительной. Но в общей сложности это от 800 до 1000 человек, и им придется потратить несколько месяцев на то, чтобы закончить курс обучения.