Тайм-менеджмент - Брайан Трейси

Глава 12

Преодолейте склонность к откладыванию дел на потом

Наверное, вы слышали поговорку: «Оттягивать да откладывать – только время зря тратить». Один мудрый участник моих семинаров дополнил и развил ее так: «Оттягивать да откладывать – только жизнь зря тратить».

Нередко лишь от способности преодолевать естественную для человека склонность к промедлению и откладыванию дел, от умения выполнять свою работу строго по графику зависит, что вас ждет – успех или провал. Но если за всеми водится такой грех – медлить и оттягивать, то чем различаются высокоэффективные и низкоэффективные работники?

Ответ прост: высокоэффективные работники откладывают те задачи и виды деятельности, которые имеют небольшой приоритет. Низкоэффективные работники, наоборот, тянут с выполнением задач, имеющих большое значение для компании и их карьеры. Если вы хотите продемонстрировать и реализовать на работе весь свой потенциал, то должны принять решение: с сегодняшнего дня и впредь заниматься только «креативным отлагательством».

Что это означает? Заниматься «креативным отлагательством» означает сознательно и намеренно решать, с выполнением каких задач вы будете медлить. Вы не будете откладывать работу случайно или бессистемно, а сверитесь со своим перечнем дел и выберете из него те пункты, которыми не станете заниматься до тех пор, пока не выполните другие, гораздо более важные задачи. Вы будете оттягивать некоторые виды работ сознательно и целенаправленно, а не случайно, механически.

Мы всегда склонны тянуть с выполнением самых больших задач, которые, как правило, являются одновременно и нашими самыми важными обязанностями. Существует целый ряд приемов и методик, которые можно использовать, чтобы преодолеть или хотя бы взять под контроль стремление к отлагательству. На самом деле преодолению склонности к отлагательству посвящены целые библиотеки книг – парочку из них написал я сам. Но здесь я расскажу вам только о нескольких из самых удачных методик.

Мысленное самопрограммирование

Возможно, самые действенные слова, которые можно повторять для повышения собственной продуктивности, – это «Сделай это сейчас! Сделай это сейчас! Сделай это сейчас!».

Всякий раз, когда будете ловить себя на том, что тянете с выполнением важной задачи, начинайте энергично и воодушевленно произносить: «Сделай это сейчас! Сделай это сейчас! Сделай это сейчас!» Самое удивительное, что, повторив про себя эту фразу раз 10, 20 или 100, вы почувствуете подсознательное желание взяться за конкретную работу и выполнить ее в первую очередь.

В течение дня, когда вас будут постоянно отвлекать люди, письма, телефонные звонки и прочие раздражители и вы будете чувствовать, как теряете боевой настрой и хотите отложить важное дело, попробуйте снова встать в строй, повторяя про себя: «Возвращайся к работе! Возвращайся к работе! Возвращайся к работе!» Если произносить эти слова энергично и убедительно, вы и вправду машинально вернетесь к выполнению самых важных задач. И когда кто-нибудь зайдет к вам в кабинет или позвонит по телефону, чтобы поговорить, скажите ему что-нибудь в таком духе: «Я бы с радостью побеседовал с тобой, но мне нужно возвращаться к работе!» Вы заметите, что больше никто не будет пытаться помешать вам «вернуться к работе». Как только вы скажете эти «волшебные» слова, люди сразу осознают, что им пора избавить вас от своего присутствия и идти досаждать кому-нибудь другому.

Выполнение больших задач

Генри Форд говорил: «Любая, даже величайшая цель достижима, если поделить ее на достаточно мелкие части».

Нет такой задачи, которую нельзя было бы выполнить, если разделить ее на достаточно маленькие «порции». Один из лучших методов такого деления называется деление «на один укус». Возьмите лист бумаги и запишите на нем все крохотные шажочки, которые вы должны осуществить в определенной последовательности – от первого до последнего, – чтобы выполнить задачу. А затем заставьте себя сделать первый шаг из составленного перечня. Иногда этого бывает достаточно, чтобы увлечься работой и быстро пройти и следующий шаг, и следующий, и все остальные. Стоит проявить дисциплину, начать трудиться над крупной задачей, как появляются энергия и инерция для доведения дела до победного конца.

Метод поэтапных мероприятий

Существует и другая разновидность описанного выше метода, которая называется «метод поэтапных мероприятий», или, более образно, «метод ломтиков салями». Точно так же, как вы не пытаетесь съесть колбасу целиком, а режете ее на тоненькие ломтики, так и большую задачу не стоит пытаться «осилить» за один присест. Ее необходимо «распилить» на маленькие этапы и проходить их последовательно, возможно, с перерывами.

Каждый раз, когда вы окажетесь перед лицом масштабной задачи, особенно если завалены и другой неотложной работой, вы можете выполнять по одному ее этапу по мере возможности, а затем переключаться на что-то другое. Эта стратегия позволит вам настроиться на проект, и после прохождения первого этапа следующие пойдут уже намного легче.

Развивайте в себе чувство безотлагательности

Одно из самых редких и ценных человеческих качеств в мире труда – это чувство безотлагательности. Считается, что только два процента людей способны действовать быстро и стремятся поскорее выполнить работу. Когда вы приобретете репутацию человека действия, умеющего быстро расправляться со всеми делами, вы начнете резко подниматься по карьерной лестнице. Мало какое качество в той же мере способствует быстрому профессиональному росту.

Если у вас собственный бизнес, позаботьтесь о том, чтобы о вашей компании сложилось мнение, что она умеет действовать быстро. Не забывайте: сегодня клиенты требуют скорости. Когда зазвонит телефон, снимайте трубку сразу же. Отвечайте на жалобы клиентов незамедлительно. Выполняйте обещания быстрее, чем ожидает клиент. Вы удивитесь тому, как взмоет вверх ваша и вашего бизнеса репутация.

Помните золотое правило: «Быстрота – сестра успеха». Ускорьте шаг. Прибавьте темп. Двигайтесь чуть быстрее. Приступайте к выполнению важных дел немедленно, а затем приучите себя проходить весь процесс до конца – пока самые важные задачи не будут выполнены.

Выполняйте работу быстро и хорошо

Недавно среди трехсот глав крупных корпораций был проведен опрос. Топ-менеджеров спрашивали, что должен сделать их подчиненный, чтобы подняться по карьерной лестнице ускоренными темпами. Восемьдесят пять процентов опрошенных дали один и тот же ответ. Они сказали, что самые важные качества, по которым они выбирают сотрудников, – это, во-первых, умение определять приоритеты и, во-вторых, способность начинать с самой важной задачи и выполнять ее быстро и хорошо.

Когда вы приобретете репутацию человека, умеющего устанавливать, какое дело самое важное, и доводить его до конца быстро и качественно, вы с радостным изумлением увидите, сколько чудесных возможностей откроется перед вами.

Глава 13

Организуйте время блоками

Для максимально успешной работы вам необходимо делить время на ничем не нарушаемые блоки. Чем значимее проект, над которым предстоит трудиться, тем важнее выделить для его реализации достаточно времени.

Наша работа, по сути, представляет собой ряд проектов. Чем бы вы ни занимались, вы являетесь «руководителем проекта» – возможно, для себя одного, а возможно, и для целой группы людей. От способности начинать проекты и доводить их до конца, или, как мы часто говорим, работать в многозадачном режиме, зависит ваша продуктивность, результативность и ценность для бизнеса.

Чтобы эффективно трудиться в многозадачном режиме, необходимо организовывать время определенными блоками. Для выполнения почти любой серьезной работы требуется как минимум 60–90 минут. Примерно 30 минут уходит на то, чтобы вникнуть в серьезное дело, такое как подготовка предложения, отчета или даже плана важного проекта. Только после мысленного погружения в задачу вы сможете целиком сфокусироваться на ней и начать работать целенаправленно, осознанно и творчески – на что уйдет примерно 60 минут.

Еще одно правило: не следует смешивать креативные задачи с организационными или административными. Нельзя заниматься операционной деятельностью и одновременно решать творческие вопросы. Для одних работ требуется быстрое мышление, для других – медленное, но никогда и то и другое одновременно. Офисные задачи требуют быстрого мышления в краткосрочной перспективе, творческие – предполагают медленное мышление, рефлексию и долгосрочное планирование.

Одна из аксиом офисной работы гласит: «Работу нельзя выполнить на работе». Примерно 75 процентов времени, которое мы проводим в офисной среде, «съедается» другими людьми, постоянно отвлекающими нас от дела, требующими уделить им внимание или удовлетворить их нужды. Если вы хотите выполнить какую-нибудь важную работу, то вам наверняка нередко приходится уходить куда-нибудь в уединенное место, в котором можно поработать над важнейшими задачами в спокойной обстановке.