СуперКлуб: pre-party - Александр Минаев

2. План мероприятия

После того, как разработана концепция, и вы уже имеете представление о том, что будет» изюминкой» вечеринки, следует составить план всего мероприятия от начала до конца.

План мероприятия — это фактически бизнес — план, куда входит все — от описания концепции до предполагаемого количества людей, которые посетят вашу вечеринку.

В плане мероприятия обязательно должны присутствовать:

1. Название мероприятия.

2. Предполагаемая дата проведения.

3. Полный состав участников.

4. Почасовое расписание программы.

5. Информационная поддержка.

6. Бюджет мероприятия.

7. Финансовые условия дохода.

А так же, если есть необходимость или входит в процесс организации:

Название торговой марки спонсора, спонсорский пакет предложений (этот пункт составляется для предложения спонсорам), условия организации в доле с клубом и предполагаемый доход с продаж билетов (или количество ожидаемых посетителей).

Вообще, в практике некоторые из вышеперечисленных пунктов не указываются в планах, но это привилегия промоутеров, которые уже зарекомендовали себя, как успешные организаторы и которые имеют возможность оговаривать некоторые из условий на словах (к стратегически важным составляющим организации, типа информационной поддержки или спонсорского пакета при наличии спонсора, это не относится). Поэтому, если вы не имеете опыта проведения мероприятий в клубах или у вас нет хороших отношений с представителями заведения, в котором вы собираетесь проводить вечеринку, лучше конструктивно подготовить план, чтобы при его прочтении было понятно, что вы полностью представляете себе картину того, по какой схеме будет идти работа по организации, какими возможностями вы располагаете, и какие результаты это может принести.

Название мероприятия должно целиком отражать его концепцию, привлекать к себе внимание, так как название — это лицо вечеринки, который предлагается первоначально, как в самом плане, так и потенциальным потребителям в рекламе для их привлечения (тут вполне уместно перефразировать эпитет — как пати назовешь, столько народу и обратят внимание на анонсы). Чем оригинальнее будет название, тем больше шансов, что люди захотят узнать, какое содержание вечеринки за ним кроется.

Источник: http://www. dj. ru/party_manual/inter_you_h_party2. phtml

Вы хотели Party? — Руководство проведения вечеринок. Часть 3

Если с диск — жокеями и музыкантами (если вы решите внести живое выступление в программу) при ответе на эти вопросы все становится более — менее ясно (при том, что вы лично сами знаете, кто что играет из выбранных вами участников, а не по рассказам малоразбирающихся в музыке людей), то к подбору танцоров, модельера с коллекцией, каких-то специальных шоу и т. д. необходимо подойти более детально, так как обычно они привносят немалое разнообразие в программу и благодаря этому во многих случаях остаются ярким воспоминанием о вечеринке у людей.

Состав участников необходимо определять из следующих вопросов:

1. На какую категорию публики вы рассчитываете на своей вечеринке?

2. Какое потенциальное место (лучше, если несколько вариантов, чтобы была возможность выбора) проведения вечеринки?

3. Какой формат музыки будет доминировать в течение всей ночи?

Расписание программы лучше продумать так, чтобы наиболее яркие номера приходились на пик ночи — с полуночи до четырех утра. Не стоит ставить одного диск — жокея следом за другим, чувство движения мероприятия должно происходить у людей постоянно, поэтому между сэтом одного диск — жокея, под которого будут работать танцоры со своими номерами, и сэтом следующего, который будет озвучивать, например, показ коллекции модельера, можно сделать выступление музыкантов. А после показа может идти следующий номер, и т. д. Причем следует обратить внимание на то, что если в программе мероприятия присутствует выступление какого-то хэдлайнера (что больше относится к мероприятиям гастрольного характера), оно должно носить» гвоздевой» характер не с той точки зрения, что он просто играет, потому что приглашен, как хэдлайнер, а быть составляющим звеном концепции и программы, т. е. если это сэт диск — жокея, параллельно его выступление может сопровождаться каким-то ярким шоу, которое бы подчеркивало и одновременно выделяло этот отрезок времени программы (согласитесь, что не один раз хэдлайнеры многих мероприятий не оставляли у нас именно ярких воспоминаний, и совсем не потому, что их выступление было ниже среднего уровня, а потому что оно просто сливалось с монотонностью программы всей ночи).

Информационную поддержку необходимо указывать в плане таким образом, чтобы было ясно, кем она оказывается, на каких условиях, в каком объеме и в каком виде.

Бюджет мероприятия в большинстве случаев — это итоговая цифра всех расходов, связанных с организацией и проведением, но вполне может возникнуть ситуация, когда эту цифру вас могут попросить конкретизировать по каждому пункту расходов отдельно, поэтому на всякий случай имейте в запасе бюджет, расписанный по всем статьям расходов.

3. Бюджет

Для того, чтобы определить, какой бюджет у планируемого мероприятия, необходимо выяснить суммы гонораров предполагаемых участников, сумму расходов на рекламу, производство полиграфии (флаеров, афиш), оплату дополнительно задействованных в организации и проведении людей (например, тех же флаерщиков, человека на face control и т. д.).

Откуда берется бюджет на проведение вечеринки? Есть три варианта получения денег на организацию и проведение мероприятия:

1. Спонсоры.

2. Бюджет, выделенный клубом.

3. Собственные средства.

С первым вариантом, думаю, все понятно — условия работы со спонсорами практически идентичны друг другу в большинстве случаев — за финансирование мероприятия спонсор получает рекламу своего брэнда в том объеме, который он выбирает из предложений в спонсорском пакете (составление пакета предложений для спонсоров — это занятие, требующее определенных знаний рекламного рынка и в большинстве случаев — хороших отношений с определенными людьми высоких должностей, от которых зависит согласие компании на спонсирование, поэтому этого вопроса я касаться не буду).

Можно использовать вариант, когда клуб, в котором будет проводиться мероприятие, выделяет частично или полностью (в зависимости от условий организации и возможностей самого клуба) бюджет на организацию и проведение вечеринки, исходя из представленного вами плана мероприятия. При этом будьте готовы к тому, что в случае, если у вас это единственный вариант получения бюджета, может возникнуть ситуация пересмотра отдельных пунктов организации в плане по причине отсутствия возможности (или желания) клуба выделять представленный вами бюджет полностью. В этом случае есть несколько вариантов выхода из этой ситуации: либо программа подбивается под бюджет, который клуб готов выделить на мероприятие, либо вы делите бюджет с клубом, вкладывая оставшуюся часть из своих средств, либо какие-то расходы, которые вы можете покрыть по окончании мероприятия, не связанные с организацией, (например, оплату сэта диск — жокея или выступление музыкантов), вы оставляете на время получения дохода. Если вы намерены до конца идти в проведении именно заранее спланированного мероприятия с определенной программой и выбранное вами место проведения не в состоянии пойти на ваши финансовые условия, при том, что этот вариант вы видите для себя единственным — ищите другой клуб.